Un devis qui se calcule, au lieu de se recopierUn devis qui se calcule, au lieu de se recopier

Un configurateur de devis est un outil qui calcule le prix d'une offre à partir des choix faits pour un client : dimensions, matériaux, options, quantités. Les règles de calcul y sont écrites une fois. Le devis sort complet, sans que personne refasse le calcul à la main ni oublie une option.

On parle aussi de CPQ, pour configure, price, quote : configurer, chiffrer, proposer. Le principe reste le même. Le configurateur fait partie des automatisations réunies dans le dossier Automatisation, avec une particularité : il automatise un calcul, en plus d'une copie.

Cet article dit ce qu'il règle, comment il fonctionne, ce qu'il contient et quand il se justifie. Il aide aussi à cadrer un projet avant de choisir un outil.

Le problème qu'un configurateur règle

Dans bien des PME, le chiffrage tient dans la tête d'une personne. Tant qu'elle est là, les devis sortent. Quand elle est absente ou débordée, ils attendent.

• 2 personnes ne trouvent pas le même prix pour une même demande.
• Une option oubliée se découvre à la livraison, et la marge part avec elle.
• Une combinaison impossible est vendue, puis reprise.
• Une nouvelle recrue ne peut pas chiffrer seule tant qu'on ne lui a pas transmis les règles.
• Le devis part plusieurs jours après la demande, et le client a eu le temps de comparer ailleurs.

Un configurateur met ces règles par écrit, une fois. Le devis ne dépend plus de la personne qui le fait.

Comment fonctionne un configurateur de devis

Un configurateur pose des questions, applique des règles et calcule un prix. La personne qui fait le devis répond aux questions, l'outil fait le reste.

1. Les questions. Le produit, les mesures, les options, la quantité, le lieu. Chaque réponse ouvre ou ferme les questions suivantes.
2. Les règles. L'outil écarte les combinaisons impossibles et ajoute ce qu'un choix impose : une pièce, un supplément, du temps de pose.
3. Le calcul. Les mesures deviennent des quantités, les quantités des coûts, les coûts un prix, avec la marge et les remises prévues.
4. Le document. Le devis se compose avec ses lignes et ses mentions, prêt à partir.

Une fois le devis accepté, les mêmes données peuvent alimenter la commande, le planning et la facture, sans ressaisie. Le devis n'est qu'un maillon de la chaîne : des exemples d'automatisation des processus montrent les autres, de la demande du client à la relance.

Ce que contient un configurateur

Un configurateur réunit 5 éléments : le catalogue, les règles, les formules, les marges et le modèle de devis. Les 4 premiers sont le savoir de votre entreprise, mis par écrit.

La scène type du tableau est celle d'une menuiserie qui chiffre des fenêtres sur mesure, écrite pour l'exemple. Le travail porte d'abord sur les règles. Elles vivent souvent dans la tête d'une personne, ou dans un tableur que seul son auteur comprend. Les écrire, exceptions comprises, est le cœur du projet.

Pour quelles entreprises il se justifie

Un configurateur se justifie quand le prix dépend de mesures, d'options et de règles qui se combinent. Si vos prix sont fixes, article par article, un catalogue dans votre logiciel de facturation suffit.

• Le prix dépend de mesures. Une surface, une longueur, un poids, un nombre de postes.
• Les options se combinent. Certaines s'excluent, d'autres en imposent une autre, ou un supplément.
• Le calcul passe par un tableur. Une grille de prix, un fichier de coefficients, un catalogue de fournisseur à reprendre à chaque devis.
• Le résultat dépend de qui fait le devis. Pour une même demande, 2 personnes trouvent 2 prix.
• Les devis attendent quelqu'un. Une seule personne connaît les règles, et les demandes s'empilent pendant ses congés.

Avec plusieurs de ces signes, la question se pose. Avec un seul, une grille de prix mieux tenue peut suffire. Si vos devis restent simples, un logiciel CRM et facturation peut faire l'affaire : le devis s'y monte à partir d'un catalogue d'articles, puis devient une facture.

Au bureau ou en ligne

Un configurateur sert vos équipes, ou vos clients en direct. Les 2 usages n'affichent pas les mêmes choses.

Un configurateur en ligne publie vos prix, et vos concurrents les verront aussi. Vous pouvez afficher une estimation, puis confirmer le prix après vérification. Commencer par le bureau reste prudent : les règles se testent sur de vrais devis avant d'être montrées aux clients. Un commercial peut aussi s'en servir chez le client, pour chiffrer pendant le rendez-vous.

Les mentions du devis et la facture électronique

Dans certains métiers, le devis est obligatoire et son contenu est fixé. La facture électronique, elle, demande des données qu'il vaut mieux recueillir dès la vente.

Pour les travaux et le dépannage du bâtiment et de l'équipement de la maison, le devis porte notamment le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation et de chaque produit, le taux horaire de main-d'œuvre TTC, la somme globale HT et TTC avec le taux de TVA, et sa durée de validité. Un configurateur les fait figurer sur chaque devis, une fois le modèle écrit.

À compter du 1er septembre 2027, l'obligation d'émettre des factures électroniques s'étend aux PME et aux micro-entreprises. La réforme ajoute par ailleurs 4 mentions aux factures, dont le numéro SIREN du client et l'adresse de livraison quand elle diffère de l'adresse de facturation. Recueillies dès le devis, ces données ne se cherchent plus au moment de facturer.

En aval, la facture rejoint la comptabilité. L'article sur un logiciel de saisie comptable automatique présente les familles d'outils de cette dernière étape. En amont, la demande se prépare aussi : on peut automatiser sa prospection commerciale dans les règles que rappelle la CNIL, et un agent IA de prospection peut tenir la fiche du prospect à jour avant le premier échange.

Tableur, logiciel du marché ou outil sur mesure

Des devis lents ont plusieurs réponses. Le choix dépend du nombre de devis, de la complexité des règles et des logiciels déjà en place.

Confier les devis à un prestataire revient à sous-traiter ses tâches administratives : la responsabilité reste la vôtre, et la règle de calcul doit être écrite pour être transmise. La même question se pose pour la gestion administrative d'une entreprise dans son ensemble : ce qui se délègue, et ce qui se relie.

Quel que soit l'outil, évitez 3 erreurs. Choisir le logiciel avant d'avoir écrit les règles. Montrer les prix aux clients avant de les avoir testés au bureau. Oublier qui mettra les prix à jour quand un fournisseur change les siens.

Cadrer son projet de configurateur

Avant de choisir un outil ou de demander un devis, mettez votre chiffrage par écrit. Ce travail sert quelle que soit la suite.

• La liste des produits, des options et de leurs coûts.
• Les règles : ce qui va ensemble, ce qui s'exclut, ce qu'un choix impose.
• Les formules : comment une mesure devient une quantité, puis un prix.
• Une série de devis récents, pour tester les règles sur des cas réels.
• La personne qui mettra les prix à jour, et à quel rythme.
• Ce que le devis doit alimenter ensuite : la commande, le planning, la facture.

Ce cadrage dit si un catalogue mieux tenu suffit, si un logiciel du marché suit vos règles, ou s'il vous faut un outil à vous. Mesurez aussi le temps que vos devis prennent aujourd'hui : le calculateur du coût administratif le chiffre avec vos durées. Comptez les devis refaits, et ceux qui attendent la personne qui connaît les règles.

Se faire aider à y voir clair

Quand le chiffrage n'est qu'un des endroits où le travail bloque, le diagnostic d'organisation regarde l'ensemble. Nous passons du temps avec vous et votre équipe pour voir comment l'entreprise tourne au quotidien : d'où part l'information, combien de fois elle est recopiée, qui la garde pour lui, combien de jours passent entre la fin d'un chantier et le paiement. Vous recevez ensuite un rapport écrit. Il dit ce qui bloque, ce que vous pouvez corriger dès la semaine suivante, et ce qu'il faudrait construire, chiffré, à court, moyen et long terme.

Le prix du diagnostic est déduit de la construction si vous la commandez dans les 60 jours. Quand aucun logiciel du marché ne suit votre façon de travailler, nous construisons le vôtre, avec une seule base de données et un écran simple pour chaque usage : c'est notre offre Logiciel sur mesure, dès 8 000 € HT. Si vous envisagez de faire développer un logiciel métier, gardez le cadrage ci-dessus : il servira à n'importe quel prestataire.

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