Le CRM qui fait aussi les devis et les facturesLe CRM qui fait aussi les devis et les factures

Un CRM avec devis et facture est un logiciel de suivi des clients qui produit aussi les devis et les factures. La fiche client, le devis accepté et la facture qui en découle vivent au même endroit. Rien ne se recopie entre la vente et la facturation.

C'est l'une des 2 façons d'organiser la vente dans une petite entreprise. L'autre garde 2 logiciels, un CRM et un logiciel de facturation, et les relie entre eux. Les autres sujets du devis et de la facture sont réunis dans le dossier Facturation et devis.

La facture électronique ajoute un critère à ce choix. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir ses factures par une plateforme agréée, et une PME émettra les siennes par ce canal à partir du 1er septembre 2027. Le logiciel qui fait vos factures devra donc passer par une plateforme agréée.

Ce qu'un CRM avec devis et facture réunit

Il suit le client du premier contact au paiement. Le devis reprend la fiche client, la facture reprend le devis accepté, et la relance part de la facture. Une information saisie une fois sert à toute la chaîne.

Un CRM seul suit les prospects et les ventes. Un logiciel de facturation seul produit les factures. Le logiciel CRM avec facturation fait les 2, et c'est ce passage de l'un à l'autre qu'il faut regarder de près avant de choisir.

Pourquoi faire ses devis et ses factures dans le CRM

Le premier gain est la ressaisie évitée : le devis accepté devient une facture sans qu'une ligne soit retapée. Le second est la vue d'ensemble : vous voyez, client par client, ce qui est proposé, accepté, facturé et payé.

• Le suivi des devis. Un devis envoyé et resté sans réponse se voit dans la liste. Il se relance à date, au lieu d'être oublié.
• Le suivi des paiements. La facture garde son échéance. Le retard se voit le jour même, et la relance part de la fiche.
• Des chiffres sans tableau à tenir. Le montant des devis en cours, le chiffre facturé du mois, les sommes en retard se lisent dans le logiciel.
• Une équipe qui partage la même fiche. Le commercial, la personne qui facture et le dirigeant lisent la même information.

Encore faut-il régler le logiciel : un CRM ne relance personne tant qu'on ne lui a pas dit quand et comment. C'est le sujet de l'article sur l'automatisation du suivi commercial.

Du devis à la facture, étape par étape

Dans un CRM avec devis et facture, la vente suit 5 étapes, et chacune nourrit la suivante. Les mentions obligatoires se saisissent au début, dans la fiche et le catalogue, pas au moment de facturer.

1. La fiche client. Dénomination, adresse, numéro Siren, numéro de TVA intracommunautaire, adresse de facturation si elle diffère.
2. Le catalogue. Chaque article porte sa désignation, son prix unitaire HT et son taux de TVA, et dit s'il s'agit d'un bien ou d'une prestation de services.
3. Le devis. Il reprend la fiche et les articles, et ajoute sa durée de validité et vos conditions. Entreprendre.Service-Public.fr rappelle que le devis est une offre de contrat qui engage le professionnel dès que le client l'a accepté.
4. L'acceptation. Le client n'est engagé qu'à partir du moment où il signe, avec la mention bon pour accord ou bon pour travaux. Le CRM garde le devis signé et passe son statut à accepté.
5. La facture. Elle reprend les lignes du devis accepté, reçoit un numéro, une date et une échéance, puis part au client. La relance suit l'échéance.

Le devis n'est pas obligatoire partout. Il l'est dans certaines activités, dont les travaux et le dépannage du bâtiment, le déménagement ou les services à la personne. Dans ces métiers, le contenu du devis est fixé. Pour les travaux du bâtiment, il comprend notamment la date, le lieu d'exécution, le décompte détaillé, le taux horaire de main-d'oeuvre et la durée de validité de l'offre.

La facture, elle, a toujours ses mentions obligatoires. Un CRM avec devis et facture doit pouvoir les porter toutes.

Les fonctions à vérifier avant de choisir

Un CRM avec devis et facture se juge sur ce qu'il fait du devis accepté. Le reste, la gestion des contacts et le suivi des paiements, compte autant que le nombre de fonctions affichées.

Quand le prix se calcule à partir de mesures, d'options et de règles, un module de devis standard oblige à faire le calcul à côté, puis à le recopier. Dans ce cas, un configurateur de prix produit le devis, et la facture le reprend.

Un seul logiciel, ou 2 logiciels reliés

Un seul logiciel convient quand votre vente suit un parcours classique et que l'équipe est petite. 2 logiciels reliés valent mieux quand chacun fait déjà bien sa part, et que changer coûterait plus que la liaison.

Quand l'expert-comptable vous équipe, la question se pose aussi de son côté, où la collecte des pièces et la ressaisie pèsent : l'article sur l'automatisation des tâches d'un cabinet comptable montre ce qui se relie des 2 côtés.

Ce que la facture électronique change à ce choix

Un CRM qui fait vos factures doit dire par quel canal elles partent. Soit il est lui-même plateforme agréée, soit il est raccordé à une plateforme agréée qui les transmet pour lui. À l'échéance de votre obligation d'émission, un PDF envoyé par mail ne suffira plus.

Une plateforme agréée est un opérateur immatriculé par l'administration fiscale. Le site impots.gouv.fr publie la liste de ces opérateurs, sous leur nom commercial : c'est elle qui dit si l'éditeur de votre logiciel en fait partie. S'il n'y figure pas, demandez-lui à quelle plateforme il est raccordé. Le rôle de cette plateforme est décrit dans l'article sur une PDP de facturation électronique, l'ancien nom des plateformes agréées.

La réforme ajoute 4 mentions à la facture : le numéro Siren du client, la catégorie de l'opération, l'option pour le paiement de la TVA sur les débits le cas échéant, et l'adresse de livraison quand elle diffère de l'adresse de facturation. Un CRM avec devis et facture est le bon endroit pour les saisir tôt.

• Le Siren se saisit dans la fiche client, dès qu'un prospect devient client.
• La catégorie de l'opération dépend de ce que vous vendez : vente, prestation de services, ou les 2. Rattachez-la aux articles de votre catalogue.
• L'adresse de livraison se note dans le devis, quand elle diffère.
• L'option pour la TVA sur les débits est un choix de l'entreprise, à paramétrer une fois.

Avant d'envoyer une facture à un nouveau client, prenez le réflexe de vérifier une entreprise dans l'annuaire : il indique sa plateforme de réception et son adresse de facturation. La réforme concerne aussi vos achats, et un CRM tourné vers la vente ne traite pas forcément les factures de vos fournisseurs. Demandez-le à l'éditeur, ou voyez comment choisir un logiciel de dématérialisation pour cette partie.

Comment choisir votre logiciel CRM et facturation

Comparez d'abord les logiciels sur ce qui vous coûte du temps aujourd'hui, puis sur la facture électronique. Ces questions trient les offres, qu'il s'agisse d'un logiciel unique ou de 2 logiciels à relier.

Testez ensuite le logiciel sur une vraie vente : un devis de la semaine dernière, saisi de bout en bout jusqu'à la facture. La prise en main par l'équipe se juge là, plus que sur une démonstration.

Une offre gratuite peut-elle suffire

Une offre gratuite peut suffire pour démarrer, si ses limites ne gênent pas votre volume de devis et de factures. Ces limites changent souvent : lisez-les chez l'éditeur, le jour où vous choisissez.

La facture électronique ne change rien à ce point de départ, mais elle ferme une porte : l'État n'a pas créé de plateforme gratuite pour émettre et recevoir les factures. La DGFiP l'explique dans sa foire aux questions : la France a fait le choix de ne pas créer de portail public unique. Vos factures passeront donc par une plateforme agréée, choisie par vous, directement ou par votre logiciel.

Quand la facture reste impayée, ou quand aucun logiciel ne convient

Un CRM relié à la facturation montre qui doit quoi, et depuis quand. Il ne remplace pas la procédure quand les relances échouent.

Entreprendre.Service-Public.fr le rappelle dans sa fiche sur la facturation électronique : une facture entre entreprises qui n'est ni payée ni contestée est considérée comme une dette reconnue. La procédure de recouvrement des créances commerciales incontestées peut alors être utilisée. En pratique, on relance d'abord, puis on envoie le courrier de mise en demeure.

Si vous gardez 2 logiciels, nous pouvons construire une automatisation du devis à la facture, dès 1 200 € HT. Nous relions les logiciels que vous utilisez déjà pour qu'une tâche répétée chaque semaine se fasse seule : le devis accepté qui devient une facture, la relance qui part à la bonne date.

Si aucun CRM du marché ne suit votre façon de vendre, il reste le développement d'un CRM sur mesure. Un CRM construit pour une entreprise est un logiciel sur mesure, dès 8 000 € HT : une seule base de données, et un écran simple pour chaque usage. Pour savoir lequel des 2 chemins vous convient, le diagnostic d'organisation est la porte d'entrée. Nous passons du temps avec vous et votre équipe pour voir comment l'entreprise tourne au quotidien : d'où part l'information, combien de fois elle est recopiée, qui la garde pour lui, combien de jours passent entre la fin d'un chantier et le paiement. Le diagnostic court coûte 650 € HT, de 1 à 10 salariés, le diagnostic complet 1 650 € HT, de 10 à 50 salariés.

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