Copilot en entreprise, licence par licenceCopilot en entreprise, licence par licence

Copilot Business est la licence qui ajoute Copilot, l'assistant d'IA de Microsoft, aux abonnements Microsoft 365 des petites et moyennes entreprises. Elle s'achète en complément d'un abonnement Microsoft 365 Business Basic, Standard ou Premium, pour 300 utilisateurs au plus. Copilot travaille alors dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, et répond à partir de vos mails, de vos fichiers et de vos réunions.

Les noms bougent. La documentation de Microsoft indique que Microsoft 365 Copilot s'appelle désormais Microsoft Copilot, et Microsoft 365 Copilot Chat, Microsoft Copilot Chat. Son site commercial garde les anciens noms, et vend Microsoft 365 Copilot Business, que la documentation appelle Microsoft Copilot Business. C'est la même offre.

Cet article dit ce que chaque version de Copilot ouvre dans une entreprise, ce qu'elle fait dans chaque application, comment elle se facture, ce que Microsoft fait de vos données, et comment la déployer dans une PME. Les faits ont été lus sur les sites de Microsoft entre le 3 et le 5 octobre 2026. Il fait partie de notre dossier sur l'IA en entreprise.

Les 3 Copilot d'une entreprise abonnée à Microsoft 365

Une entreprise abonnée à Microsoft 365 croise Copilot sous 3 formes. Copilot Chat est compris dans l'abonnement. Copilot Business est la licence complémentaire des PME. Microsoft 365 Copilot, devenu Microsoft Copilot, donne les mêmes fonctions aux organisations plus grandes.

Dans les applications, une étiquette indique le niveau de chaque utilisateur : de base ou Premium. Le niveau de base peut donner un accès standard à Copilot dans Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, plus limité, qui dépend de la capacité du service. Premium correspond à la licence.

Microsoft vend aussi Copilot aux particuliers, avec les abonnements Microsoft 365 Personnel ou Famille. Pour le travail, connectez-vous avec un compte professionnel, dit compte Microsoft Entra : c'est la condition de la protection des données d'entreprise.

Ce que Copilot fait dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams

Avec la licence, Copilot travaille dans les applications que l'équipe ouvre chaque jour, et cherche lui-même dans les données que l'utilisateur a le droit de voir. Sans licence, Copilot Chat répond surtout à partir du web, et ne lit un document de l'entreprise que si on le lui donne.

• Word. Rédiger, modifier et résumer un document.
• Excel. Analyser des données et les mettre en graphiques.
• PowerPoint. Bâtir une présentation à partir d'une idée.
• Outlook. Travailler sur vos mails, en s'appuyant aussi sur vos fichiers, vos réunions et vos calendriers.
• Teams. Résumer une réunion et en suivre l'analyse en temps réel, à condition d'avoir une licence Teams.

La licence comprend aussi, selon les pages de Microsoft :

• Une conversation avec Work IQ. Copilot Chat s'appuie alors sur le contenu professionnel relié par Microsoft Graph : mails, fichiers, réunions, conversations.
• Des assistants prêts à l'emploi. Ceux de Microsoft, nommés Recherche, Analyste et Assistant sur la page de l'offre, et ceux que l'entreprise publie dans Copilot, sans frais d'usage en plus.
• Un accès prioritaire. Là où l'accès standard dépend de la capacité du service.
• Le choix du modèle. Par défaut, un routeur choisit le modèle selon la demande. L'utilisateur peut en choisir un autre dans l'interface.
• Des mesures pour l'administrateur. L'adoption, l'usage, et des contrôles plus fins.

Microsoft précise que Copilot Business offre les mêmes fonctions que la licence des grandes entreprises. La différence tient à qui peut l'acheter, et pour combien d'utilisateurs.

Le prix, l'engagement et l'essai

Copilot Business se paie par utilisateur et par mois, avec un engagement d'un an, réglé chaque mois ou en une fois. Il s'ajoute à un abonnement Microsoft 365 Business Basic, Standard ou Premium, jusqu'à 300 utilisateurs.

• L'abonnement de base. La licence ne s'achète pas seule : il faut un abonnement Microsoft 365 éligible. Microsoft vend aussi des lots qui réunissent Business Standard ou Business Premium et Copilot Business.
• L'engagement. Microsoft écrit qu'il n'existe pas de contrat d'achat mensuel pour Copilot Business : l'engagement dure un an. Le paiement mensuel revient plus cher par mois que le paiement annuel. Le passage à un plan pour les grandes entreprises attend la fin de l'engagement.
• Le nombre de licences. Vous choisissez combien en acheter. Les salariés sans licence gardent Copilot Chat.
• L'achat. Depuis le centre d'administration de Microsoft 365, par un partenaire agréé de Microsoft, ou auprès de Microsoft en direct. Une entreprise qui n'a pas encore Microsoft 365 souscrit d'abord un abonnement éligible.
• L'essai. Microsoft propose un essai gratuit d'un mois, avec une carte bancaire. L'abonnement devient payant à la fin de l'essai si vous ne l'annulez pas.
• Au-delà de 300 utilisateurs. L'entreprise passe à la licence des grandes organisations, Microsoft Copilot.

Nous ne recopions pas les montants. La page de Microsoft les donne en euros hors taxes, et affiche une remise sur la première année d'un abonnement annuel, valable du 1er juillet au 31 décembre 2026, hors essai. Ses conditions prévoient un délai de 7 jours pour annuler, avec un remboursement au prorata. La page est citée en bas de cet article.

Une licence se paie chaque mois, pour chaque utilisateur. Avant d'en acheter 10, chiffrez la tâche que vous voulez alléger : notre calculateur du coût administratif la chiffre avec vos tâches, vos durées et votre coût horaire.

Avant de déployer, les prérequis

Copilot s'appuie sur ce qui existe déjà : votre abonnement Microsoft 365, les comptes de vos salariés, et les droits d'accès posés sur vos fichiers. Chacun se vérifie avant l'achat.

• Un abonnement éligible. Microsoft 365 Business Basic, Standard ou Premium, pour Copilot Business. Les fonctions de Teams demandent en plus une licence Teams.
• Des comptes professionnels. Chacun se connecte avec son compte de travail, jamais avec un compte personnel : la protection des données d'entreprise en dépend.
• Des partages revus. Copilot respecte les droits d'accès de chaque utilisateur, ses étiquettes de confidentialité et vos règles de conservation. Ce qu'un salarié peut ouvrir, Copilot peut le lire pour lui. Un dossier partagé trop largement devient donc trouvable en une question : revoyez les partages de SharePoint, OneDrive et Teams avant d'attribuer les licences.

Ce que Microsoft fait de vos données

Microsoft écrit que les requêtes, les réponses et les données lues dans Microsoft Graph ne servent pas à entraîner les modèles de base, y compris ceux de Copilot. Pour les clients de l'Union européenne, le trafic de Copilot reste dans la limite de données de l'UE, avec des exceptions.

• Le compte professionnel. La protection des données d'entreprise couvre Copilot Chat comme la licence, quand l'utilisateur se connecte avec son compte professionnel. Les demandes et les réponses relèvent alors des mêmes engagements contractuels que vos mails dans Exchange et vos fichiers dans SharePoint, RGPD et addendum sur la protection des données compris. Microsoft y agit comme sous-traitant.
• L'historique. Les demandes et les réponses sont conservées dans l'historique de l'utilisateur, selon vos règles de conservation, et restent accessibles à eDiscovery et aux outils de conformité de Microsoft Purview.
• La relecture humaine. Microsoft indique que les services Copilot ont refusé la surveillance des abus avec relecture humaine, proposée sur un autre de ses services d'IA.
• Les recherches sur le web. Quand Copilot interroge Bing, ces recherches suivent d'autres règles : Microsoft y agit en responsable de traitement indépendant, et la limite de données de l'UE ne s'y applique pas.
• Les modèles d'autres éditeurs. Microsoft propose dans Copilot des modèles tiers, que l'administrateur décide d'utiliser ou non. Certains, fournis par un sous-traitant, sont pour l'instant exclus de la limite de données de l'UE. Si vos données doivent rester en Europe, vérifiez quels modèles sont activés.
• Les avis. Un avis facultatif donné sur une réponse peut servir à améliorer Copilot, et non à entraîner les modèles de base.

Déployer Copilot dans une PME, pas à pas

Commencez par le chat compris dans l'abonnement, fixez la règle sur les données, testez une tâche, puis achetez des licences pour les postes qui en tirent un gain mesuré. Cet ordre évite de payer des licences que personne n'utilise.

1. Ouvrir Copilot Chat avec les comptes professionnels. Il est compris dans l'abonnement Microsoft 365. Chacun s'y connecte avec son compte de travail.
2. Revoir les partages. Avant toute licence, vérifiez qui a accès à quoi. Copilot rendra visible ce que les droits permettent déjà.
3. Écrire la règle sur les données. Ce que l'équipe peut confier à Copilot, et ce qu'elle n'y colle jamais.
4. Tester une tâche. Une seule, sur vos vrais documents, avec un critère écrit d'avance : c'est la méthode du POC IA. L'essai gratuit d'un mois de Copilot Business peut couvrir ce test. Annulez-le si le test ne conclut pas.
5. Accompagner la prise en main. Elle se fait sur des cas réels : montrez à chaque poste quelques usages sur ses propres documents, et gardez ceux qui servent.
6. Acheter les licences utiles. Pour les postes où le test a montré un gain. Les autres gardent Copilot Chat.

Quand Copilot ne suffit pas

Copilot tire sa force de vos données Microsoft 365. Une équipe qui n'y travaille pas, ou un besoin qui sort du bureau, appelle un autre outil.

• Votre équipe n'est pas sur Microsoft 365. Copilot perd alors son atout, l'accès à vos mails et à vos fichiers. Notre article pour comparer les IA pour l'entreprise met plusieurs assistants côte à côte, sur les mêmes critères.
• Vous êtes seul à vous en servir. Le besoin est alors celui d'un assistant personnel : voyez l'article sur l'assistant IA au quotidien du dirigeant.
• Vous voulez un assistant qui réponde aux questions de l'équipe à partir de vos procédures. Copilot Studio, l'outil de Microsoft pour concevoir des assistants, sert à cela. Il se paie à l'usage, sauf pour les assistants publiés dans Copilot, compris avec la licence. Un chatbot interne, construit par un prestataire, est l'autre voie : lisez l'article pour choisir une agence de chatbot.
• Une donnée doit passer d'un logiciel à l'autre sans personne devant l'écran. Une automatisation s'y prête, car elle refait le même geste à chaque fois. Voyez ces exemples d'automatisation en PME, ou comment automatiser son entreprise pas à pas.
• Vous pensez à un assistant qui écrit à des prospects. Le démarchage obéit à des règles qui dépassent l'outil : lisez d'abord l'article sur un agent de prospection.

La règle sur les données, avant les licences

La protection des données d'entreprise dit ce que Microsoft fait de vos demandes. Elle ne dit pas ce que vos salariés ont le droit d'y mettre. Cette règle vous revient, et s'écrit avant d'attribuer les licences.

La CNIL recommande à tout organisme d'encadrer l'usage de l'IA générative par une politique ou une charte interne, qui définit les usages autorisés et les usages interdits. Selon le mode de déploiement, elle recommande d'interdire la fourniture de certaines données confidentielles ou personnelles. Avec Copilot Business, l'outil lit déjà ce que chacun a le droit de voir : la règle dit donc aussi ce qu'on peut lui demander d'en faire.

Nos accompagnements à l'IA installent des usages concrets sur vos documents et fixent une règle claire sur les données : ce qu'on peut confier à un assistant, et ce qu'on n'y colle jamais. L'Atelier IA du dirigeant, à 450 € HT, dure une demi-journée, jusqu'à 3 personnes, pour installer 5 usages sur vos documents : vous repartez avec une charte d'usage d'une page. L'IA en équipe, à 1 490 € HT, se tient sur 4 semaines, en 3 demi-journées avec jusqu'à 8 personnes : des usages par poste, des consignes écrites, et une trace de la démarche. Nous travaillons sur vos outils et vos documents. Voyez comment se faire accompagner sur l'IA, et les 2 formules sur notre page de prestations.

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