Automatiser une petite entreprise, dans le bon ordreAutomatiser une petite entreprise, dans le bon ordre

L'automatisation en entreprise consiste à confier à un logiciel les tâches qui suivent toujours la même règle : recopier une information, l'envoyer, la classer, relancer à une date. Dans une petite entreprise, elle prend surtout la forme de liaisons entre les logiciels déjà en place. Une information saisie une fois alimente ensuite le devis, la facture, le suivi et la comptabilité.

Cet article est le guide de départ : ce que le mot recouvre, ce qui s'automatise, puis l'ordre dans lequel avancer. Chaque liaison est détaillée dans le dossier Automatisation, de la comptabilité au CRM.

Ce que veut dire automatiser une entreprise

Automatiser revient à écrire une règle une fois pour qu'un logiciel l'applique chaque fois que la situation se présente. Une automatisation tient en 3 éléments : un événement qui la déclenche, des actions qui suivent seules, et un contrôle humain sur ce qui sort de la règle.

Prenons la facture. Le devis passe au statut accepté : c'est le déclencheur. La facture se crée et part au client : ce sont les actions. Une personne relit les premières factures, puis vérifie par sondage : c'est le contrôle. Sans ce dernier, une liaison peut commettre des erreurs pendant des semaines sans que personne les voie.

Les formes que prend l'automatisation

Une petite entreprise rencontre surtout 4 formes d'automatisation. Elles ne demandent ni le même effort, ni la même surveillance.

L'IA s'ajoute à chacune quand une étape demande de lire : un document, un mail, une pièce jointe. Elle propose une lecture, et une personne la valide tant que des erreurs restent possibles.

Ce qui s'automatise dans une petite entreprise

Une tâche s'automatise quand elle revient souvent, suit une règle stable et part d'une information déjà saisie quelque part. Celles qui demandent de juger, de négocier ou de traiter un cas nouveau restent à une personne.

• La vente. La demande reçue sur le site crée une fiche, le devis accepté devient une facture. Quand le prix dépend de mesures et d'options, le devis lui-même peut se calculer : c'est l'intérêt d'un configurateur de devis.
• Le suivi des clients. Le devis, la facture et la relance partent du même fichier client, sans être retapés : c'est ce qu'apporte un CRM relié à la facturation.
• La prospection. Le suivi des prospects et les rappels se programment, dans les règles que rappelle la CNIL pour une prospection automatisée et légale.
• La comptabilité. Les factures fournisseurs se classent à leur arrivée, les relevés se rapprochent des factures. Un expert-comptable trouvera les tâches de son propre métier dans l'article sur un cabinet comptable sans ressaisie.
• Le personnel. Les heures notées une fois partent vers la paie. L'arrivée d'un salarié déclenche la liste des pièces à fournir.
• Le terrain. Le bon d'intervention rempli sur un téléphone produit le rapport et prépare la facture.

Si votre liste reste courte, il peut aider de s'inspirer d'exemples d'automatisation, décrits fonction par fonction avec ce qui reste à une personne.

Comment automatiser une petite entreprise, étape par étape

La démarche part de vos tâches et n'arrive à l'outil qu'à la fin. Commencer par choisir un logiciel expose à automatiser la tâche qui agace, au lieu de celle qui coûte.

Étape 1 : lister ce qui se répète

Pendant 2 semaines, notez chaque tâche qui revient, avec 4 informations : ce qu'elle fait, qui la fait, combien de fois, et entre quels logiciels l'information passe. Un carnet suffit. Notez aussi les petites tâches : retrouver une pièce dans les mails, recopier une adresse, mettre à jour un tableau. Pour n'oublier aucune famille de tâches, voyez ce que couvre la gestion administrative.

Étape 2 : mesurer ce que chaque tâche coûte

Le coût annuel d'une tâche se calcule avec 4 nombres. Chacun se mesure ou se lit sur un document.

• La durée. Chronométrez la tâche 3 fois, sur de vrais dossiers, et gardez la moyenne.
• La fréquence. Comptez combien de fois elle revient par semaine, ou par mois.
• Les semaines. Retenez 47 semaines par an : 52, moins les 5 semaines de congés payés d'un salarié.
• Le coût d'une heure. Prenez le total versé par l'employeur sur le bulletin de paie, multipliez-le par le nombre de mois payés, puis divisez par 1 607 heures, la durée légale annuelle d'un temps plein.

Prenons un exemple type. Une ressaisie de 6 minutes, faite 15 fois par semaine pendant 47 semaines, représente 4 230 minutes, soit 70,5 heures par an. C'est un peu plus de 2 semaines de travail à 35 heures, pour une seule tâche. Le calculateur du coût administratif fait ce calcul avec vos durées et vos salaires, puis classe vos tâches de la plus coûteuse à la plus légère.

Étape 3 : choisir la première tâche

Prenez la tâche en tête de votre classement, si sa règle tient en une phrase. Quand 2 tâches se valent, 3 questions les départagent. La règle a-t-elle des exceptions ? Les données sont-elles propres ? Qui verra une panne ? Une tâche dont personne ne remarque l'absence est risquée à automatiser en premier.

Étape 4 : regarder ce que vos logiciels font déjà

Lisez les réglages de vos logiciels avant de relier quoi que ce soit. Certains savent déjà transformer un devis accepté en facture, ou relancer une facture à son échéance. Une fonction intégrée se fait vivre plus facilement qu'une liaison, car l'éditeur la maintient.

Étape 5 : relier

Quand vos logiciels ne savent pas se parler, la liaison passe par un outil sans code ou par un développement. Le choix dépend des logiciels à relier, du volume à traiter et des données transportées.

Étape 6 : surveiller, puis passer à la suivante

Écrivez la règle en 3 lignes : ce qui la déclenche, ce qu'elle fait, ce qui reste à vérifier. Désignez la personne qui reçoit l'alerte en cas d'erreur. Puis reprenez votre classement, et passez à la tâche suivante.

Les difficultés à prévoir

Les difficultés viennent moins de l'outil que de ce qu'on lui confie. Des données en désordre, une exception oubliée ou une panne que personne ne voit suffisent à faire échouer une liaison.

• Les logiciels cloisonnés. Un logiciel qui ne sait pas échanger ses données oblige à un développement, ou à garder une étape à la main.
• Les doublons. Un fichier clients plein de doublons produira des factures en double. Le nettoyage vient avant la liaison.
• Les exceptions. Une règle figée envoie le cas imprévu dans le mauvais circuit. Les cas rares restent à une personne.
• Les mises à jour. Un logiciel qui change peut couper une liaison. Quelqu'un doit le voir avant vos clients.
• L'équipe. La personne qui faisait la tâche vérifie désormais au lieu de recopier. Elle doit savoir quoi faire quand une alerte arrive.
• Les données personnelles. Un outil qui traite des données de clients ou de salariés pour votre compte devient votre sous-traitant au sens du RGPD. Son article 28 demande que ce traitement soit encadré par un contrat.

Ce qu'il vaut mieux laisser à une personne

Certaines tâches répétées ne gagnent rien à être automatisées. Elles demandent de lire, de juger ou de répondre, et chaque cas diffère un peu du précédent.

• Valider une dépense inhabituelle, ou un avoir.
• Répondre à une réclamation.
• Négocier un délai de paiement avec un client.
• Traiter une tâche qui revient 2 fois par an, et dont la règle s'oublie d'une fois sur l'autre.

Pour ces tâches, la question devient : les garder, ou les confier. Comparez le coût d'une heure en interne avec une offre d'externalisation administrative avant de choisir.

Le faire soi-même, ou se faire accompagner

Une liaison simple entre 2 logiciels qui ont chacun un connecteur se construit seul, avec un outil sans code et le temps de l'apprendre. Plusieurs logiciels, des cas particuliers ou des données personnelles justifient de se faire aider.

Le choix se pose alors entre le faire en interne et confier son automatisation à une agence. Posez à tout prestataire 2 questions avant de signer : qui surveille la liaison une fois livrée, et que deviennent vos données si vous arrêtez.

Chez nous, une automatisation entre vos logiciels est proposée dès 1 200 € HT, au forfait, sur un périmètre écrit avant de commencer. Nous relions les logiciels que vous utilisez déjà pour qu'une tâche répétée chaque semaine se fasse seule : le devis accepté qui devient une facture, la relance qui part à la bonne date. La Veille la suit ensuite pour 49 € HT par mois, sans engagement de durée. Si vous arrêtez, nous vous rendons vos données dans un format ouvert, sans frais.

Faut-il commencer par un diagnostic ? C'est ce que nous conseillons, parce qu'il évite de construire la mauvaise chose. Pour une automatisation simple et bien définie, un premier échange de 45 minutes peut suffire. Le diagnostic d'organisation coûte 650 € HT de 1 à 10 salariés et 1 650 € HT de 10 à 50 salariés. Son prix est déduit de la construction si vous la commandez dans les 60 jours.

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