Un logiciel d'organisation qui suit votre façon de travaillerUn logiciel d'organisation qui suit votre façon de travailler

Un logiciel d'organisation du travail sert à répartir, planifier et suivre le travail d'une équipe : qui fait quoi, pour quand, où en est chaque tâche, où se trouvent les documents. Le terme couvre des outils très différents, du gestionnaire de tâches au logiciel de gestion qui porte tout le métier.

Le choix dépend d'abord du travail à organiser. Cet article range ces logiciels en 4 types, dit ce que valent les offres gratuites, puis donne les critères de choix d'une PME, jusqu'au cas où aucun logiciel du marché ne convient. Il fait partie du dossier Organisation et processus.

Ce que fait un logiciel d'organisation du travail

Un logiciel d'organisation crée des tâches, les attribue, leur donne une échéance et un statut, puis les montre à toute l'équipe. Il garde aussi la trace de ce qui a été fait, et par qui.

Gestion des tâches et gestion de projet se recouvrent. Un gestionnaire de tâches suit un flux de travail continu. Un logiciel de gestion de projet y ajoute les dépendances entre étapes, le diagramme de Gantt et la charge de chacun. Pour une petite équipe, le premier suffit souvent.

Les 4 types de logiciels d'organisation

Les logiciels d'organisation se rangent en 4 types, selon ce qu'ils organisent : les tâches, le temps, l'information ou le métier. Chacun règle une partie du problème, et une PME peut en combiner plusieurs.

Les tâches : les gestionnaires de tâches et de projets

Dans ce type, chaque tâche a un responsable, une échéance et un statut, et l'équipe la voit en liste, en tableau kanban ou en calendrier. Plusieurs éditeurs suivent une structure proche : une offre gratuite limitée en utilisateurs, puis un prix par utilisateur et par mois. Pour la méthode qui précède l'outil, un article du dossier explique comment faire un planning des tâches sur une simple feuille.

Le temps : les agendas et le planning du personnel

L'agenda partagé de votre messagerie organise les rendez-vous et les échéances. Il est souvent déjà en place, et chacun sait s'en servir. Il ne dit pas si la semaine tient : une journée vide dans l'agenda peut être pleine de travail.

Les logiciels de planning du personnel organisent la présence : les horaires, les roulements, les congés. Ils servent surtout là où les horaires tournent, dans le commerce, la restauration ou le soin. Ils disent qui est là, et laissent à un autre outil le soin de dire ce que chacun fait.

L'information : les espaces de travail

Un espace de travail réunit des pages, des documents et de petites bases de données dans un même outil. Il convient aux procédures, aux comptes rendus, au suivi d'un projet. Tout y reste à construire, et la structure dépend de la personne qui l'a montée : si elle part, l'espace risque de ne plus être tenu.

Le métier : les logiciels de gestion

Un logiciel de gestion intégré organise le travail à partir des données du métier : le devis devient une commande, la commande une intervention, puis une facture. Il se compose de modules, ventes, achats, stocks, comptabilité. Un CRM organise de la même façon le travail commercial, autour des prospects et des affaires.

Certaines tâches ont aussi leur logiciel propre. Pour les achats, un outil spécialisé aide à dématérialiser ses factures fournisseurs. Pour la saisie comptable, un autre article aide à trouver le bon logiciel d'automatisation comptable.

Quel logiciel pour s'organiser, selon votre équipe

Le logiciel se choisit d'après le travail à organiser et la taille de l'équipe. 5 situations reviennent dans les petites entreprises, et chacune oriente vers un type.

Ces types se combinent, et chaque outil de plus ajoute un endroit où l'information peut se perdre. Prenons une scène type : une PME de 15 personnes tient ses rendez-vous dans l'agenda de sa messagerie, ses tâches dans un gestionnaire et ses factures dans son logiciel de gestion. Tant que les 3 ne se parlent pas, quelqu'un recopie de l'un à l'autre.

Les offres gratuites : ce qu'elles permettent

Beaucoup de logiciels d'organisation ont une offre gratuite. Elle sert à essayer : ses limites portent souvent sur le nombre d'utilisateurs, de projets ou de tableaux, et certaines vues, comme le calendrier ou le Gantt, sont parfois réservées aux offres payantes.

Une limite d'utilisateurs pousse à partager un compte entre plusieurs personnes. La CNIL recommande au contraire un identifiant unique par utilisateur, sans compte partagé, et range la communication de son mot de passe à une autre personne parmi les pratiques à proscrire. Un compte partagé efface aussi l'historique : on ne sait plus qui a fait quoi.

Faites le calcul avant d'installer l'équipe : le nombre de personnes qui saisissent, celles qui ne font que lire, et le prix de chaque utilisateur au-delà de l'offre gratuite. Relisez les tarifs de l'éditeur le jour où vous choisissez, puisqu'ils changent souvent.

Les critères de choix pour une PME

Pour une PME, 6 critères comptent davantage que la liste des fonctions : le travail à organiser, les utilisateurs, la prise en main, les liaisons, les données et la sortie. Ils se vérifient pendant l'essai, avec vos vraies données.

Prenons une scène type pour chiffrer le critère des liaisons : une information recopiée de l'outil de tâches vers la facturation prend 10 minutes par jour, 5 jours par semaine. Sur 47 semaines, soit l'année moins les 5 semaines de congés payés d'une année complète de travail, cela fait 2 350 minutes, ou 39 heures et 10 minutes par an, pour une seule ressaisie. Le calculateur du coût administratif fait ce calcul pour chacune de vos tâches.

Pour les données, une règle du RGPD s'applique dès que l'outil contient des données personnelles, celles de vos salariés ou de vos contacts clients. L'éditeur qui les traite pour votre compte devient votre sous-traitant au sens du RGPD. Son article 28 demande alors un contrat écrit, qui prévoit entre autres ce que deviennent les données à la fin de la prestation : leur suppression ou leur restitution, selon votre choix.

Si vous attendez de l'outil des chiffres de suivi, comme les retards ou la charge par personne, regardez aussi ses rapports, ou prenez le temps de comparer les outils de reporting. Testez enfin le logiciel un mois entier, sur une vraie semaine de l'équipe : une démonstration montre ce qu'il sait faire, le mois d'essai montre si l'équipe l'ouvre encore le vendredi.

Mettre en place le logiciel sans le perdre

Un logiciel d'organisation tient s'il a des règles d'usage écrites. Sans elles, les demandes repartent vite dans les e-mails, et l'outil ne reflète plus le travail réel.

• Une seule porte d'entrée. Toute demande devient une tâche dans l'outil, jamais un e-mail seul.
• Un démarrage par une équipe. Un service ou un processus d'abord, le reste ensuite, une fois les règles éprouvées.
• Un point chaque semaine. Il se tient sur l'outil, pas sur une liste à côté.
• Un responsable des accès. Une personne crée les comptes et les retire.

Pour les accès, la CNIL recommande de limiter chacun aux seules données nécessaires à sa mission, de supprimer les accès dès qu'une personne n'en a plus besoin, à la fin de son contrat par exemple, et de revoir les habilitations au moins une fois par an.

Ce qu'un logiciel ne règle pas

Un logiciel range le travail tel qu'il est. Si les tâches sont mal réparties, ou si une partie n'a rien à faire dans l'entreprise, l'outil le montrera sans le corriger.

Avant d'acheter, faites le tri. Certaines tâches administratives se confient mieux qu'elles ne s'outillent, et la liste des tâches à externaliser aide à les repérer.

Si vous décidez d'en confier une partie, le cadre compte autant que l'outil. Un article aide à choisir un sous-traitant administratif. Un autre explique comment confier sa gestion administrative à un prestataire.

Les signes qu'aucun logiciel du marché ne convient

Aucun logiciel du marché ne convient quand votre façon de travailler porte des règles que les outils génériques ne connaissent pas. Ces 5 signes le montrent, et dès que 2 d'entre eux se cumulent, la question du sur mesure se pose.

1. Le tableur revient à côté du logiciel. L'équipe tient un fichier parallèle pour tout ce que l'outil ne sait pas faire.
2. La même information se saisit 2 fois. Une fois dans l'outil de tâches, une fois dans la facturation, faute de liaison entre eux.
3. Une règle du métier vit dans une tête. Qui peut intervenir où, quel prix pour quel client, quel délai pour quel produit : l'outil l'ignore, et une personne la porte.
4. Un seul processus passe par 3 abonnements. Chacun en couvre un morceau, et personne ne voit l'ensemble.
5. Le paramétrage a dépassé l'usage. L'outil a été tant adapté que personne n'ose plus le modifier.

Avant de construire, regardez les liaisons. Notre offre d'automatisation commence à 1 200 € HT : nous relions les logiciels que vous utilisez déjà pour qu'une tâche répétée chaque semaine se fasse seule. Quand aucun logiciel du marché ne suit votre façon de travailler, nous construisons le vôtre, avec une seule base de données et un écran simple pour chaque usage : c'est un logiciel construit pour votre métier, dès 8 000 € HT. Le code vous appartient dès que la construction est payée.

Nous conseillons de commencer par un diagnostic d'organisation, parce qu'il évite de construire la mauvaise chose. Nous passons du temps avec vous et votre équipe pour voir comment l'entreprise tourne au quotidien, puis un rapport écrit dit ce qui bloque, ce que vous pouvez corriger dès la semaine suivante, et ce qu'il faudrait construire, chiffré. Le diagnostic court coûte 650 € HT de 1 à 10 salariés, le diagnostic complet 1 650 € HT de 10 à 50, et son prix est déduit de la construction si vous la commandez dans les 60 jours.

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