Planifier les tâches, avant de choisir l'outilPlanifier les tâches, avant de choisir l'outil

Un planning des tâches est la liste des tâches d'une équipe, placée dans le temps : pour chacune, une personne, une date et une durée. Il dit chaque matin qui fait quoi, et chaque lundi si la semaine tient.

Dans une petite équipe, ce planning vit souvent dans la tête du dirigeant. Il tient tant que rien ne déborde. Cet article donne une méthode pour l'en sortir, un modèle à recopier, puis les critères pour choisir un outil. Il fait partie du dossier Organisation et processus.

Ce qui distingue un planning d'une liste de tâches

Une liste de tâches dit quoi faire. Un calendrier des tâches dit quand. Le planning réunit les 2, puis ajoute qui s'en charge et combien de temps cela prend.

Une liste de 30 tâches ne dit pas si elles tiennent dans la semaine. Un planning le dit, parce qu'il additionne les durées, personne par personne. La planification des tâches consiste à faire cette addition avant que la semaine commence.

C'est ce qui la rend utile dans une petite entreprise. Elle montre un débordement avant qu'il arrive : une échéance qui tombe pendant un congé, ou une tâche que chacun croyait confiée à l'autre.

Faire un planning des tâches en 6 étapes

Planifier les tâches d'une équipe tient en 6 étapes : lister, estimer, attribuer, placer dans le temps, rendre visible, puis revoir chaque semaine. L'outil n'intervient qu'à la 5e étape. Les 4 premières se font sur une feuille.

Étape 1 : lister toutes les tâches, récurrentes comprises

Commencez par les tâches qui reviennent : la facturation, les relances, les commandes, la préparation de la paie. Elles occupent chaque semaine et ne figurent sur aucune liste, parce que tout le monde les connaît. Ajoutez ensuite les tâches ponctuelles, puis les projets.

Une semaine suffit pour dresser cette liste : chacun note ce qu'il fait, au fil des jours. Dans un cabinet comptable, elle ressemble à celle de l'article sur les tâches chronophages en cabinet.

Étape 2 : estimer la durée et la fréquence

Pour chaque tâche, notez une durée et une fréquence : chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Une estimation grossière suffit, 15 minutes, une heure, une demi-journée. Elle se corrige après 2 ou 3 semaines de planning.

Faites ensuite le calcul sur l'année, pour voir où part le temps. Prenons une scène type : une relance des impayés de 30 minutes chaque lundi représente, sur 47 semaines, 1 410 minutes, soit 23 heures et 30 minutes par an. Les 47 semaines sont l'année moins les 5 semaines de congés payés d'une année complète de travail. Le calculateur du coût administratif fait cette conversion pour toutes vos tâches, et donne leur coût sur l'année.

Ce coût n'apparaît sur aucune facture, et un audit de vos achats ne le montre pas. L'article consacré à un cabinet d'optimisation des coûts dit ce que ce métier regarde.

Étape 3 : donner chaque tâche à une seule personne

Une tâche a un seul responsable, même quand plusieurs personnes y contribuent. Avec 2 noms sur une tâche, chacun pense que l'autre s'en occupe. Notez aussi un suppléant pour les tâches qui ne peuvent pas attendre un retour de congé.

Dès que l'équipe dépasse quelques personnes, un tableau de répartition aide : les tâches en lignes, les personnes en colonnes, et dans chaque case, R pour le responsable ou S pour le suppléant. Une ligne sans R est une tâche que personne ne fera. Une colonne pleine de R signale une personne surchargée.

C'est aussi le moment de se demander si la tâche doit rester dans l'équipe. Une saisie ou une relance peut partir à l'extérieur, et un article explique comment externaliser ses tâches administratives récurrentes.

Étape 4 : placer les tâches selon la capacité

Placez d'abord ce qui a une date fixe : les échéances fiscales et sociales, les jours de paie, les rendez-vous clients. Puis les tâches récurrentes, chacune à son jour. Les projets prennent la place qui reste.

Vérifiez ensuite la capacité. Additionnez les durées par personne et par semaine, et comparez-les au temps disponible. Prenons une scène type : une personne travaille 35 heures par semaine, la durée légale d'un temps plein, dont 5 heures partent en réunions, en appels et en imprévus. Il lui reste 30 heures à planifier. Si ses tâches en demandent 34, le planning déborde avant même de commencer.

Quand tout ne tient pas, triez. Ce qui a une échéance légale ou client passe d'abord. Ce qui peut glisser se décale, et se note comme tel. La matrice d'Eisenhower, qui croise l'urgent et l'important, aide à faire ce tri à plusieurs.

Si le débordement dure des semaines, la question devient celle de la capacité : recruter, automatiser, ou confier le bloc administratif à un service administratif externalisé.

Étape 5 : rendre le planning visible

Le planning se tient à un seul endroit, que chacun consulte. Un tableau blanc dans l'atelier, un tableur partagé ou un agenda commun font l'affaire, à condition qu'il n'en existe qu'une version. Dès que le planning circule par e-mail, plus personne ne sait laquelle fait foi.

Étape 6 : revoir le planning chaque semaine

Un point de 15 minutes, le lundi matin, suffit à tenir le planning : on reprend ce qui a glissé la semaine passée, puis on regarde celle qui commence. Les estimations de durée se corrigent au passage.

Ce point gagne à s'appuyer sur un tableau de reporting simple : les tâches prévues, les tâches faites et les retards, par personne. Au bout d'un mois, il montre les tâches qui débordent chaque semaine.

Un modèle de planning des tâches à recopier

Ce modèle tient en 6 colonnes et se recopie dans n'importe quel tableur, ou sur une feuille. Chaque ligne est une tâche, avec un seul responsable et une durée. L'exemple ci-dessous est une scène type, celle d'une entreprise de 6 personnes.

La colonne Durée sert au calcul de capacité de l'étape 4, la colonne Statut au point du lundi. Pour un projet dont les étapes dépendent les unes des autres, ajoutez une colonne "Dépend de" : c'est le principe du diagramme de Gantt.

Si la saisie des factures fournisseurs occupe une ligne entière chaque semaine, regardez la dématérialisation des factures : un logiciel les lit, les fait valider et les classe, et la saisie devient une validation.

Liste, kanban, calendrier ou Gantt : la forme du planning

Le planning des tâches prend 4 formes : la liste, le tableau kanban, le calendrier et le diagramme de Gantt. Le choix dépend du travail à suivre : des tâches isolées, un flux de demandes, des échéances fixes ou un projet en étapes.

Vous pouvez combiner 2 formes : un calendrier pour les échéances, et une liste ou un tableau kanban pour le reste.

Quand passer à un outil de planification des tâches

Un tableur partagé suffit tant que le planning tient sur une page et que l'équipe se voit chaque jour. Un outil de planification des tâches se justifie quand les tâches se comptent par dizaines, que plusieurs personnes les modifient, ou qu'il faut des rappels automatiques.

Les outils se ressemblent sur le principe : des tâches, des responsables, des dates et plusieurs vues. Ils diffèrent sur des points qui pèsent au quotidien. Vérifiez-les pendant l'essai :

• les tâches récurrentes, recréées seules chaque semaine ou chaque mois ;
• les absences et les congés, visibles dans le planning ;
• les vues comprises dans votre offre, le calendrier et le Gantt étant parfois réservés aux offres payantes ;
• le nombre d'utilisateurs de l'offre gratuite, et le prix de chaque personne en plus ;
• l'impression ou l'export du planning, pour l'atelier ou le chantier.

Un article du même dossier aide à choisir un logiciel d'organisation, type par type, avec ce que valent les offres gratuites. Essayez ensuite l'outil retenu sur un mois entier, avec le vrai planning de l'équipe : une démonstration ne montre pas ce que coûte la saisie au quotidien.

Par où commencer cette semaine

Commencez par l'étape 1, sans outil : pendant une semaine, chacun note ses tâches et leur durée. Le lundi suivant, remplissez le modèle ci-dessus et faites le calcul de capacité. Le premier point du lundi dira si le planning tient.

Quand le planning suit des règles propres à votre métier, comme les qualifications de chaque technicien, les zones ou le matériel disponible, un outil générique vous laisse les appliquer de tête. Quand aucun logiciel du marché ne suit votre façon de travailler, nous construisons le vôtre, avec une seule base de données et un écran simple pour chaque usage. Un logiciel sur mesure commence à 8 000 € HT, et la page sur une application sur mesure pour l'entreprise dit quand le faire construire.

Si le relevé montre que le temps part dans des ressaisies entre logiciels, le chantier dépasse le planning. C'est l'objet de notre diagnostic d'organisation : nous passons du temps avec vous et votre équipe pour voir d'où part l'information et combien de fois elle est recopiée. Vous recevez ensuite un rapport écrit, qui dit ce qui bloque, ce que vous pouvez corriger dès la semaine suivante, et ce qu'il faudrait construire, chiffré. Le diagnostic court coûte 650 € HT, pour les entreprises de 1 à 10 salariés, et le diagnostic complet 1 650 € HT, de 10 à 50 salariés.

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