Dématérialiser ses factures, sans se tromper d'outilDématérialiser ses factures, sans se tromper d'outil

Une solution de dématérialisation des factures est un logiciel qui remplace le papier et la ressaisie dans le traitement des factures. Côté achats, elle reçoit les factures, en lit les données, les fait valider, les envoie en comptabilité et les archive. Côté ventes, elle produit les factures et en suit le paiement.

Depuis la réforme de la facture électronique, ce logiciel ne travaille plus seul. Une facture électronique entre entreprises passe obligatoirement par une plateforme agréée, seule autorisée à la transmettre au client. Pour traiter ces factures, une solution de dématérialisation doit donc être elle-même plateforme agréée, ou reliée à l'une d'elles. Le calendrier et les autres pièces de la réforme sont dans le dossier Facture électronique.

Voici ce que recouvre la dématérialisation, ce que la loi impose, comment fonctionne un tel logiciel, les types d'outils, et la façon de le mettre en place. Nous ne citons et ne classons aucun éditeur.

Ce que recouvre la dématérialisation des factures

Dématérialiser ses factures, c'est les traiter sans papier, de leur arrivée à leur archivage. Une facture dématérialisée peut être un simple PDF ou un scan. Une facture électronique, au sens de la réforme, va plus loin : elle contient des données structurées et passe par une plateforme agréée.

La différence compte, parce que la loi ne vise que la seconde. Un PDF envoyé par mail n'est pas une facture électronique, et une facture papier numérisée non plus. L'administration le précise sur impots.gouv.fr.

Une solution de dématérialisation sert les 2 cas. Elle traite les factures électroniques qui arrivent par votre plateforme, et continue de lire les PDF et les scans qui arrivent encore par d'autres canaux.

Ce que dit la réglementation

La généralisation de la facture électronique a été posée par l'ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, et son calendrier fixé par l'article 91 de la loi de finances pour 2024. L'article 289 bis du Code général des impôts définit la facture électronique.

• Sa forme. Elle est émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, avec un socle minimum de données structurées, et adressée au client par une plateforme agréée.
• Son format. UBL, CII, ou un format mixte qui associe un fichier de données structurées et un fichier image.
• Son contenu. La foire aux questions de l'administration compte 34 données transmises sous forme structurée, dont le SIREN du fournisseur, le numéro de la facture et le taux de TVA. La réforme ajoute 4 mentions : le SIREN du client, la catégorie de l'opération, l'option pour le paiement de la TVA sur les débits le cas échéant, l'adresse de livraison si elle diffère.
• Sa conservation. Une facture reste une pièce justificative comptable, à conserver 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.

Certains guides anciens proposent encore d'utiliser le portail public de facturation pour émettre et recevoir ses factures sans frais. Cette voie n'a pas été retenue : le portail tient l'annuaire et reçoit les données, il n'échange pas de factures entre entreprises.

Comment fonctionne une solution de dématérialisation

Elle prend en charge la facture depuis son arrivée jusqu'à son archivage. Côté achats, elle collecte, lit, fait valider et transmet à la comptabilité. Côté ventes, elle émet les factures et suit leur règlement.

La plateforme agréée, elle, transporte la facture et transmet les données à l'administration. Avant l'envoi, elle contrôle la présence des mentions obligatoires, la validité des identifiants, la cohérence des montants, les doublons, le format et l'adressage. Le rôle de la plateforme agréée de vos factures est décrit dans un article à part.

Papier, PDF ou facture électronique : ce qui change

Passer du papier au PDF supprime l'enveloppe, et laisse la ressaisie. La facture électronique supprime la lecture : les données arrivent déjà structurées, et la plateforme les contrôle avant l'envoi.

L'État affiche des objectifs pour la réforme, parmi lesquels l'allègement de la charge administrative des entreprises et, à terme, le pré-remplissage des déclarations de TVA. Le gain réel dépend de votre organisation : une facture électronique bien reçue peut encore être ressaisie à la main si votre logiciel comptable n'est pas relié.

Les types de solutions, et leur statut

Les outils de dématérialisation ne partent pas tous du même endroit. Certains sont nés pour les factures fournisseurs, d'autres pour la facturation des ventes, d'autres pour la comptabilité, la banque ou un métier. Parmi les solutions qui peuvent être raccordées à une plateforme agréée, la DGFiP cite l'application bancaire, le logiciel de comptabilité, le logiciel de facturation et l'outil propre à un secteur.

Quel que soit son type, votre logiciel a l'un de ces 3 statuts face à la réforme.

Le label Solution compatible, créé par la DGFiP, signale un logiciel raccordé à une plateforme agréée. Ce logiciel n'est pas immatriculé : il ne transmet rien lui-même à l'administration. Pour vérifier le nom d'une plateforme, ouvrez la liste à jour des PDP publiée par l'administration.

Mettre en place la dématérialisation dans une PME

Partez des factures que vous traitez, avant de comparer des fonctions. L'administration recommande de commencer par la cartographie de vos flux de facturation, puis d'organiser le suivi des factures reçues.

1. Cartographiez vos flux. Combien de factures recevez-vous et émettez-vous chaque mois, d'où viennent-elles, qui les valide, où vont-elles ensuite.
2. Désignez votre plateforme de réception, si ce n'est pas fait : directement, ou par votre logiciel, votre expert-comptable ou votre banque.
3. Complétez votre fichier clients. Le SIREN de chaque client professionnel, l'établissement à facturer, l'adresse de livraison quand elle diffère.
4. Organisez le circuit des factures reçues. Qui vérifie, qui valide, qui signale une anomalie sur la plateforme.
5. Choisissez l'outil à partir de ces réponses, avec les questions du tableau ci-dessous.
6. Prévoyez la prise en main. Montrez à chaque personne ce qui change pour elle, et à qui s'adresser quand une facture bloque.

La méthode est la même que pour choisir le bon logiciel d'organisation : décrire la tâche avant de regarder les outils. Une fois la plateforme désignée, vérifiez l'adresse de facturation dans l'annuaire : c'est elle que vos fournisseurs utiliseront.

Si vos factures naissent de vos devis, la question se pose plus tôt dans la chaîne. Un article examine le cas où l'on fait devis et factures depuis le CRM, avec un seul outil ou 2 outils reliés.

Les factures qui arriveront encore en PDF

La lecture des PDF et du papier reste utile pendant la transition. Jusqu'au 1er septembre 2027, une PME peut encore vous envoyer ses factures comme avant, et la facture électronique ne concerne que les entreprises établies en France et assujetties à la TVA.

• Les PME, TPE et micro-entreprises émettent par leur plateforme à partir du 1er septembre 2027. D'ici là, leurs factures peuvent arriver en PDF ou sur papier.
• Les fournisseurs établis à l'étranger restent hors du circuit de la facture électronique. Leurs opérations relèvent de la transmission de données à l'administration, le e-reporting.
• Les factures arrivées hors du circuit, par mail, en PDF ou sur papier, se traitent encore. Le guide de l'administration admet qu'elles se paient et ouvrent droit à déduction de la TVA, si l'opération est réelle et les mentions présentes.

Un outil qui ne lit pas les PDF vous obligerait à saisir ces factures à la main. Un outil qui ne sait que lire les PDF ne recevra pas vos factures électroniques. Il vous faut les 2 capacités, au moins jusqu'en 2027.

Ce que le logiciel ne fait pas

Le logiciel accélère le traitement et le suivi des factures. Il ne fait pas payer un client qui ne veut pas : pour cela restent la relance, puis une mise en demeure en recommandé.

Il ne corrige pas non plus les données en amont. Si votre fichier clients ne contient ni le SIREN ni l'adresse de livraison quand elle diffère, aucun logiciel ne les trouvera à votre place.

Il ne relie pas toujours vos autres outils. Le CRM, l'agenda, la banque ou un logiciel métier peuvent rester à part, et la même information s'y recopie. Avec le calculateur du coût administratif, vous chiffrez ce que ces saisies vous coûtent, à partir de vos tâches, de vos durées et de votre coût horaire. Il est gratuit et sans inscription.

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