Relier vos logiciels, pour qu'une tâche se fasse seuleRelier vos logiciels, pour qu'une tâche se fasse seule

Une agence d'automatisation relie les logiciels d'une entreprise pour qu'une tâche répétée se fasse seule. L'information se saisit une fois, puis elle passe d'un logiciel à l'autre sans que personne la recopie : le devis accepté devient une facture, la relance part à la date prévue, la demande reçue sur le site entre dans le fichier client.

On parle aussi de consultant ou d'expert en automatisation, et de conseil en automatisation quand la mission s'arrête au choix de ce qu'il faut relier. Pour un dirigeant de TPE ou de PME, la question reste la même : qui comprendra la tâche avant de choisir l'outil, et qui s'en occupera une fois l'automatisation livrée ?

MEI Group outille les TPE et les PME, de 1 à 50 salariés. L'automatisation fait partie de nos prestations, au forfait.

Ce que fait une agence d'automatisation

Une agence d'automatisation repère les tâches qui recopient une information d'un logiciel à un autre, puis elle relie ces logiciels. Vos outils restent en place : seules les copies entre eux disparaissent.

Une automatisation repose sur un principe simple. Un déclencheur se produit dans un logiciel : un devis passe au statut accepté, un mail arrive avec une pièce jointe, une échéance tombe. Une ou plusieurs actions suivent dans les autres : créer la facture, enregistrer la pièce, envoyer la relance.

Le travail de l'agence se joue surtout entre le déclencheur et l'action. Les règles doivent prévoir les cas qui sortent de l'ordinaire : un client sans adresse de facturation, un devis modifié après l'accord, un logiciel qui ne répond pas. Une automatisation qui les ignore s'arrête au premier imprévu, ou recopie la même erreur partout.

Les tâches qui s'automatisent, et celles qui se délèguent

Une tâche s'automatise quand elle suit toujours la même règle. Celle qui demande un jugement au cas par cas se confie mieux à une personne, en interne ou chez un prestataire.

Pour savoir par où commencer, l'article sur les premières automatisations d'une entreprise propose de lister ce qui se répète, puis de mesurer ce que chaque tâche coûte. Notre calculateur du coût administratif fait cette mesure avec vos durées et vos salaires, et classe vos tâches de la plus coûteuse à la plus légère.

Pour une tâche qui demande un jugement, la question devient : qui la fait ? Un article détaille la gestion administrative en PME, famille par famille, et qui peut la tenir. Un autre aide à trancher : sous-traitance ou externalisation administrative.

Notre offre Automatisation, et son prix

Nous relions les logiciels que vous utilisez déjà pour qu'une tâche répétée chaque semaine se fasse seule : le devis accepté qui devient une facture, la relance qui part à la bonne date. L'offre commence à 1 200 € HT, au forfait.

La construction se fait sur un périmètre écrit avant de commencer. Le paiement se fait en 3 temps : 30 % à la commande, 40 % à la première version utilisable, 30 % à la livraison. La prise en main par votre équipe est comprise, et le code vous appartient dès que la construction est payée.

Chaque réalisation est suivie dès sa livraison, par un abonnement mensuel sans engagement de durée. Pour les automatisations, c'est la Veille, à 49 € HT par mois : nous surveillons qu'elles tournent, et nous les corrigeons quand un logiciel relié change.

Les données sont hébergées dans l'Union européenne, chez des hébergeurs dont nous vous donnons la liste. Si vous arrêtez, nous vous rendons vos données dans un format ouvert, sans frais.

Comment choisir une agence d'automatisation

Regardez ce qu'elle vous laisse autant que ce qu'elle construit. Quelques questions, posées avant de signer, suffisent à le savoir.

Si l'agence traite des données personnelles pour votre compte, celles de vos clients par exemple, elle est votre sous-traitant au sens du RGPD. L'article 28 du règlement demande alors un contrat écrit, qui fixe l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement. Au terme de la prestation, le sous-traitant supprime les données ou vous les renvoie, selon votre choix.

Pour les accès, la CNIL recommande un identifiant par personne, sans compte partagé, et des droits limités aux données dont la mission a besoin. Ils se retirent dès qu'ils ne servent plus.

Un prestataire administratif se choisit sur des critères proches : le guide de l'externalisation administrative détaille ce qu'il faut écrire au contrat.

Quand l'automatisation passe par l'IA

Une agence d'automatisation et d'IA ajoute parfois une étape qui lit un document ou trie une demande. Cette étape peut se tromper sans que rien ne le signale : la CNIL rappelle que ces systèmes peuvent produire des résultats inexacts qui paraissent pourtant plausibles.

D'où une règle de prudence : l'IA propose, une personne valide avant que l'information parte ailleurs. La CNIL conseille de ne jamais reproduire telles quelles les sorties de ces systèmes. Elle invite aussi à prévenir les utilisateurs du risque de perte de confiance ou de compétence lié à un usage excessif, ce qu'elle appelle le biais d'automatisation.

Si l'étape d'IA passe par un service extérieur, la CNIL ajoute qu'il vous revient d'interroger le fournisseur sur la conformité de son système au RGPD.

Pour installer l'IA dans le travail de l'équipe, en dehors de toute automatisation, nous proposons aussi un accompagnement IA à Bordeaux et dans toute la Gironde, ou à distance ailleurs en France.

Commencer par un diagnostic

Commencer par un diagnostic, c'est ce que nous conseillons, parce qu'il évite de construire la mauvaise chose. Pour une automatisation simple et bien définie, un premier échange de 45 minutes peut suffire.

Nous passons du temps avec vous et votre équipe pour voir comment l'entreprise tourne au quotidien : d'où part l'information, combien de fois elle est recopiée, qui la garde pour lui, combien de jours passent entre la fin d'un chantier et le paiement. Vous recevez ensuite un rapport écrit. Il dit ce qui bloque, ce que vous pouvez corriger dès la semaine suivante, et ce qu'il faudrait construire, chiffré, à court, moyen et long terme.

Le diagnostic court coûte 650 € HT, pour les entreprises de 1 à 10 salariés. Le diagnostic complet coûte 1 650 € HT, pour celles de 10 à 50 salariés. Son prix est déduit de la construction si vous la commandez dans les 60 jours.

Le premier échange dure 45 minutes, sans frais, chez vous ou en visio. En Gironde, nous venons chez vous, et le déplacement est compris dans le prix. Ailleurs en France, nous travaillons à distance, en visio.

Si votre besoin va au-delà de relier vos logiciels, un outil construit sans code ou un développement peut y répondre. Nos repères pour choisir une agence no-code aident à trancher.

Vous avez une tâche à automatiser, ou besoin d'un diagnostic ? Contactez-nous directement.