Confier son administratif, sans en perdre la mainConfier son administratif, sans en perdre la main

L'externalisation de la gestion administrative consiste à confier à un prestataire extérieur tout ou partie des tâches de bureau d'une entreprise : le secrétariat, la facturation, les relances, la saisie des factures fournisseurs, le suivi du personnel. Le prestataire travaille avec ses propres moyens, sur place ou à distance. L'entreprise garde les décisions, et paie une prestation plutôt qu'un salaire.

Entreprendre.Service-Public.fr définit l'externalisation comme le fait de confier certaines tâches à un prestataire externe, expert dans son domaine. Elle la distingue de la sous-traitance par sa durée : un contrat signé sur une longue période, en général plusieurs années. Pour une TPE ou une PME, la question est plus concrète : quelles tâches confier, à qui, et à quelles conditions. Cet article y répond, dans le dossier Temps administratif et coûts.

Ce qu'on gagne à externaliser son administratif

Externaliser rend du temps au dirigeant, et assure la continuité quand la seule personne qui tient l'administratif s'absente. Cela donne aussi accès à une compétence ponctuelle, comme la paie, sans recruter.

• Du temps rendu. Dans une petite entreprise, l'administratif se fait souvent le soir, par le dirigeant. Chaque heure confiée lui revient pour ses clients, ses chantiers ou son équipe.
• La continuité. Quand une seule personne connaît les factures et les relances, ses congés arrêtent la trésorerie. Un prestataire organisé en équipe peut assurer un remplacement.
• Une compétence à la demande. La paie ou le suivi des contrats demandent des connaissances à jour. Les confier évite de les entretenir en interne pour quelques heures par mois.
• Un volume qui suit l'activité. Selon le contrat, le volume confié peut monter en période chargée et baisser en période calme, sans embauche ni départ.

Ces gains supposent une tâche claire. Sans consigne écrite, le temps rendu repart en explications et en corrections.

Les activités que l'on peut confier

Presque toute la gestion administrative courante se confie, du secrétariat à la préparation de la paie. Ce qui engage l'entreprise, un prix, une signature, un paiement, reste au dirigeant.

Entreprendre.Service-Public.fr cite, parmi les fonctions que les entreprises externalisent le plus, la comptabilité et la paie, les ressources humaines, la saisie de données, le standard téléphonique et l'accueil. Dans une PME, cela se traduit par des familles de tâches. On parle d'externalisation des processus administratifs quand une chaîne entière part chez le prestataire, de la facture à la relance.

Pour décider tâche par tâche, et préparer ce que le prestataire doit recevoir, un autre article détaille quelles tâches administratives externaliser, et comment les passer.

Une réponse adaptée aux TPE et aux PME ?

Oui, quand le volume justifie un prestataire et que les tâches peuvent se décrire par écrit. Une TPE y trouve des heures rendues sans embauche, une PME une continuité et des compétences qu'elle n'a pas en interne.

Le besoin se voit d'abord dans la trésorerie : des factures émises en retard, des relances oubliées. Il se voit aussi dans l'agenda du dirigeant, quand l'administratif glisse vers le soir et le week-end. Une absence révèle le reste : si une seule personne sait où en sont les paiements, tout attend son retour.

Avant de chercher un prestataire, vérifiez 2 choses. Pouvez-vous décrire la tâche par écrit, avec ses exceptions ? Une tâche que seul le dirigeant comprend ne se confie pas encore. Le volume ensuite : une tâche de quelques minutes par mois coûtera plus à expliquer qu'à faire.

Indépendant, société de services ou cabinet comptable

Un service administratif externalisé prend 3 formes : l'assistante ou l'assistant indépendant, la société de services administratifs et le cabinet comptable. Elles ne couvrent pas le même périmètre, et n'offrent pas la même continuité.

La frontière avec le salariat compte avec un indépendant. Le critère est le lien de subordination : donner des directives, en contrôler l'exécution, sanctionner les manquements. Si vous fixez ses horaires et le dirigez comme un salarié, la relation peut être requalifiée en contrat de travail.

Les critères pour choisir son prestataire administratif, et ce qu'un devis doit dire, sont réunis dans un autre article.

Comment se passe la mise en place

Une externalisation commence par la liste des tâches et leur volume, se poursuit par un périmètre et un contrat écrits, et démarre sur une tâche à la fois. Le contrat d'externalisation est obligatoire.

1. Le relevé. Pendant une semaine, notez chaque tâche, sa durée et la personne qui la fait.
2. Le périmètre. Ce que le prestataire prend, ce qu'il laisse, à quel rythme, dans quels logiciels.
3. Le contrat. Sa rédaction est obligatoire. Il reprend l'objet, le prix, les délais, le contrôle, la confidentialité et les conditions de sortie.
4. Le démarrage. Une première tâche, faite une fois ensemble, puis relue de près pendant quelques semaines.

Votre part du travail compte. Le client d'un prestataire a une obligation de collaboration : il définit précisément ses besoins et pose les questions nécessaires. Le prestataire a une obligation de conseil : il s'informe de vos besoins et vous met en garde sur ses contraintes.

Si le prestataire voit des données personnelles, celles de vos clients ou de vos salariés, il devient votre sous-traitant au sens du RGPD, et l'article 28 du règlement impose un contrat écrit. Ce cadre, avec l'obligation de vigilance à partir de 5 000 € HT, est détaillé dans l'article sur la sous-traitance administrative en PME.

Les limites de l'externalisation

Externaliser déplace une tâche sans la supprimer. Cela crée une dépendance envers le prestataire, demande un contrôle, et laisse partir une part du savoir-faire si rien n'est écrit.

• La recopie payée. Si le devis est dans un logiciel, la facture dans un autre et le suivi dans un tableur, le prestataire recopie à votre place. Vous payez la recopie au lieu de la faire.
• La dépendance. Le jour où le contrat s'arrête, vos dossiers doivent revenir complets. La clause de réversibilité prévoit cette reprise, par un nouveau prestataire ou par vous, sans interruption ni perte d'information.
• Le contrôle. Quelqu'un chez vous relit, au moins au début. Ce temps se compte dans la décision.
• Le savoir-faire. Ce que le prestataire apprend de vos clients et de vos habitudes reste chez lui si les consignes ne sont pas tenues à jour.

Externaliser ou automatiser : trier avant de signer

Une tâche qui demande un jugement se délègue. Une tâche qui recopie une information d'un logiciel à un autre peut disparaître, si ces logiciels sont reliés.

Le même tri vaut pour le suivi commercial. Le rappel d'un prospect part seul dans un fichier client bien réglé : un article montre comment automatiser son CRM pas à pas. Le suivi des prospects peut aller plus loin avec un système automatique de prospection, dans les règles que fixe la CNIL.

L'ordre compte. Externaliser une chaîne mal reliée fige la recopie, et la rend payante chaque mois. Relier d'abord réduit ce qu'il reste à confier. Pour savoir par où commencer, l'article pour automatiser son entreprise pas à pas part d'une liste et d'un chronomètre.

Chiffrer avant de choisir

Un devis de prestataire se juge face à ce que la tâche vous coûte aujourd'hui. Ce coût se calcule avec 3 chiffres : la durée d'une fois, la fréquence, et le coût d'une heure de la personne qui la fait.

Prenons un exemple type : une ressaisie de 6 minutes, faite 15 fois par semaine pendant 47 semaines, représente 70,5 heures par an. Notre calculateur du coût administratif, gratuit et sans inscription, fait ce calcul pour chacune de vos tâches, avec le coût horaire de la personne qui les fait, et les classe de la plus coûteuse à la plus légère. Le calcul se fait dans votre navigateur.

Vous pourrez alors comparer, sur une année, ce que coûte la tâche si rien ne change, ce que coûte le prestataire pour la même tâche, et ce que coûte son automatisation, payée une fois puis suivie chaque mois. Si votre but premier est de baisser vos dépenses, d'autres pistes existent pour réduire ses coûts avec un cabinet, sur vos achats et vos contrats.

Commencer par un diagnostic

MEI Group outille les TPE et les PME, de 1 à 50 salariés. Faut-il commencer par un diagnostic ? C'est ce que nous conseillons, parce qu'il évite de construire la mauvaise chose.

Pour un diagnostic d'organisation, nous passons du temps avec vous et votre équipe pour voir comment l'entreprise tourne au quotidien : d'où part l'information, combien de fois elle est recopiée, qui la garde pour lui, combien de jours passent entre la fin d'un chantier et le paiement. Vous recevez ensuite un rapport écrit. Il dit ce qui bloque, ce que vous pouvez corriger dès la semaine suivante, et ce qu'il faudrait construire, chiffré, à court, moyen et long terme.

Le diagnostic court coûte 650 € HT, pour les entreprises de 1 à 10 salariés : une journée en tout. Le diagnostic complet coûte 1 650 € HT, pour celles de 10 à 50 salariés, sur 3 jours. Son prix est déduit de la construction si vous la commandez dans les 60 jours.

Notre offre Automatisation commence à 1 200 € HT : nous relions les logiciels que vous utilisez déjà pour qu'une tâche répétée chaque semaine se fasse seule, comme le devis accepté qui devient une facture, ou la relance qui part à la bonne date. Ce que fait un expert en automatisation de PME, et comment le choisir, est décrit sur une page à part.

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