Choisir une agence Make, les questions à lui poserChoisir une agence Make, les questions à lui poser

Une agence d'automatisation Make construit, pour une entreprise, les scénarios qui relient ses logiciels dans Make, puis les suit dans la durée. Make est une plateforme d'automatisation visuelle, qui s'appelait Integromat. Une automatisation y prend la forme d'un scénario : une suite de modules, dont chacun agit dans un logiciel, comme créer une facture ou lire un mail.

Make se prend en main seul. Son offre gratuite n'a pas de limite de durée, et l'éditeur publie des cours en ligne gratuits, la Make Academy. Une entreprise fait appel à une agence quand personne en interne n'a le temps de construire, ou quand l'enjeu dépasse le premier essai : des données de clients, ou des scénarios dont l'activité dépend.

Le choix d'une agence se joue alors sur ce qu'elle prévoit autour des modules : où passent vos données, ce que vos scénarios consomment, ce qui arrive quand l'un d'eux échoue, et ce que vous gardez si vous partez. Cette page reprend ces points un par un.

Ce que construit une agence Make

Une agence Make construit des scénarios qui font passer une information d'un logiciel à l'autre, sans ressaisie. Chacun part d'un déclencheur, un devis accepté ou un formulaire reçu, et enchaîne les actions qui en découlent.

Ce sont des scènes types. Le déclencheur peut fonctionner de 2 façons : il interroge le logiciel à intervalle fixe, ou il attend que le logiciel le prévienne, par un webhook, et le scénario part aussitôt. Le dernier cas du tableau relève de l'automatisation du reporting mensuel, qui a ses propres pièges.

Autour du développement des scénarios, le travail d'une agence comprend la liste des tâches qui se répètent, la vérification que chaque logiciel a son application dans Make, des essais avec de vraies données, et une documentation que votre équipe peut relire.

Ce qu'une agence Make doit maîtriser

Assembler des modules s'apprend vite. Le métier d'une agence tient à ce qui se voit moins : la consommation de crédits, le traitement des erreurs, et les logiciels que Make ne connaît pas.

La consommation de crédits

Make facture en crédits. Pour une application sans IA, chaque passage d'un module consomme un crédit, et un module qui traite 5 lignes passe 5 fois. Le déclencheur fait exception : il compte une fois par vérification, qu'il trouve 10 lignes ou aucune.

Prenons un exemple type. Un déclencheur qui vérifie toutes les 15 minutes fait 96 vérifications par jour, soit 2 880 crédits sur un mois de 30 jours, avant la moindre action. Un déclencheur instantané, prévenu par le logiciel, ne compte qu'à l'arrivée d'un événement. Une facture n'a pas à partir dans la minute : une agence règle chaque scénario sur le besoin réel, et sait expliquer ce réglage.

Quand les crédits du mois sont épuisés, les scénarios s'arrêtent jusqu'à l'ajout de crédits. Make prévient à 75 %, puis à 90 % de la consommation. Ce calcul se refait face à un outil qui compte les actions réussies : voyez Make comparé à une alternative.

Les erreurs

Un scénario échoue un jour : un logiciel relié ne répond plus, un champ obligatoire arrive vide. Sans consigne, Make arrête l'exécution, annule ce qui peut l'être, et désactive le scénario après plusieurs échecs de suite.

Make propose 5 traitements d'erreur : écarter la donnée en cause, mettre l'exécution de côté pour la relancer, remplacer la réponse manquante par une valeur prévue, arrêter en gardant ce qui est fait, ou arrêter en annulant. Make ne facture pas leur déclenchement. Il peut aussi garder une exécution en échec, pour la corriger puis la reprendre là où elle s'est arrêtée.

Par défaut, Make envoie un mail quand une erreur empêche un scénario d'aboutir, et quand il en désactive un. Encore faut-il que ce mail arrive chez quelqu'un qui le lit.

Les logiciels sans application

Make annonce plus de 3 000 applications. Un logiciel absent de la liste peut quand même se relier s'il dispose d'une API, une porte d'entrée prévue pour les autres logiciels : l'application HTTP de Make sait l'appeler. Le réglage demande alors de lire la documentation technique du logiciel, et c'est un bon test du niveau d'une agence.

Les questions à poser avant de signer

Avant de confier vos scénarios, même à une agence experte de Make, posez ces 7 questions. Leurs réponses disent où passent vos données, et ce qui se passe le jour où un scénario s'arrête.

1. Dans quelle région sera créée l'organisation ? Make propose 2 emplacements pour stocker et traiter les données : l'Union européenne et les États-Unis. Le choix se fait à la création de l'organisation, et ne se modifie plus ensuite. Si vos scénarios transportent des données de clients ou de salariés, demandez l'Union européenne.
2. Qui en sera le propriétaire ? Chez Make, celui qui crée l'organisation en devient le propriétaire. C'est le seul rôle qui peut la supprimer ou en céder la propriété, et il gère l'abonnement. Faites écrire à quel nom elle sera créée, ou à quel moment la propriété vous sera transférée.
3. Combien de crédits par mois, et sur quelle offre ? Demandez une estimation scénario par scénario, avec la fréquence de chaque déclencheur. Elle dit quelle offre de Make il vous faut, et ce qui arrive si le mois est plus chargé que prévu.
4. Que se passe-t-il quand un module échoue ? L'agence doit pouvoir dire, étape par étape, quel traitement d'erreur elle a prévu, et si une exécution en échec sera gardée pour être reprise.
5. Qui lit les alertes ? Les mails d'erreur partent vers les membres de l'organisation, selon leurs réglages. Demandez qui les reçoit, sous quel délai il réagit, et si ce suivi est compris dans le prix.
6. Que récupérez-vous si vous changez d'agence ? Make exporte chaque scénario dans un fichier, appelé blueprint, qui contient ses modules, leurs réglages et les correspondances entre les champs. Il se réimporte dans un autre compte. Les connexions à vos logiciels ne voyagent pas avec lui : elles se recréent après l'import.
7. Figure-t-elle dans l'annuaire des partenaires de Make ? Make tient un annuaire de partenaires, qu'il présente comme des experts certifiés, sur 3 niveaux : Silver, Gold et Platinum. La présence d'une agence s'y vérifie sur le site de l'éditeur.

Ce que coûte une agence Make

Le coût d'une agence Make se lit en 3 lignes : la construction, l'abonnement à Make, et le suivi des scénarios. Les 2 dernières reviennent chaque mois.

La construction est le prix de l'agence. Demandez un forfait sur un périmètre écrit, avec la liste des scénarios, des logiciels reliés et des cas particuliers prévus. Un prix à l'heure sans périmètre ne dit pas ce que vous recevrez.

L'abonnement à Make dépend des crédits consommés. L'offre gratuite compte 1 000 crédits par mois, 2 scénarios actifs au plus, et 15 minutes au moins entre 2 exécutions planifiées. Les offres payantes ouvrent un nombre illimité de scénarios actifs et un intervalle d'une minute entre 2 exécutions planifiées. La première compte 10 000 crédits par mois. Les prix changent souvent : nous ne les recopions pas, et la page de tarifs de Make est citée en bas de page.

Le suivi couvre la lecture des alertes et les corrections quand un logiciel relié change. Demandez s'il est compris, facturé au mois ou à l'intervention, et faites-le écrire dans le devis.

Ce total se compare à ce que la tâche vous coûte aujourd'hui. Le calculateur du coût administratif le chiffre avec vos durées et vos salaires. Si vous cherchez plutôt à baisser vos achats et vos contrats, voyez ce que fait un cabinet de réduction des coûts.

Là où Make s'arrête

Make relie des logiciels qui savent communiquer, selon des règles qui se décrivent en modules. Hors de ce cadre, une agence doit vous le dire avant de construire.

• Un logiciel qui ne communique pas. Sans application dans Make et sans API, un logiciel installé sur un seul poste ne se relie pas.
• Une règle à 10 exceptions. Un prix qui dépend du client, du volume et de la saison se décrit mal en filtres et en branches. Le scénario devient difficile à relire, et à reprendre par une autre agence.
• Une tâche qui demande un jugement. Relire un contrat ou arbitrer un litige avec un client ne se met pas en scénario. Une tâche de ce genre se confie à une personne, et la sous-traitance administrative a ses propres règles, RGPD compris.

D'autres outils font le même métier, avec d'autres règles de calcul et d'hébergement. Si une agence vous en propose un, lisez Make face à un outil auto-hébergé : le comparatif montre ce qui change. Make appartient à la famille des outils sans code : la page sur une agence no-code dit quand ce type d'outil suffit, et quand il coince. Et si vous cherchez un prestataire sans tenir à un outil précis, voyez ce qu'on attend d'une agence d'automatisation.

Ce que propose MEI Group

MEI Group outille les TPE et les PME, de 1 à 50 salariés, et édite ses propres logiciels. En Gironde, nous venons chez vous, et le déplacement est compris dans le prix. Ailleurs en France, nous travaillons à distance, en visio.

Faut-il commencer par un diagnostic ? C'est ce que nous conseillons, parce qu'il évite de construire la mauvaise chose. Nous passons du temps avec vous et votre équipe pour voir comment l'entreprise tourne au quotidien : d'où part l'information, combien de fois elle est recopiée, qui la garde pour lui, combien de jours passent entre la fin d'un chantier et le paiement. Vous recevez ensuite un rapport écrit. Il dit ce qui bloque, ce que vous pouvez corriger dès la semaine suivante, et ce qu'il faudrait construire, chiffré, à court, moyen et long terme.

Le diagnostic court coûte 650 € HT, pour les entreprises de 1 à 10 salariés, et le diagnostic complet 1 650 € HT, pour celles de 10 à 50 salariés. Son prix est déduit de la construction si vous la commandez dans les 60 jours.

Pour une automatisation simple et bien définie, un premier échange de 45 minutes peut suffire. Notre offre Automatisation commence à 1 200 € HT, au forfait, sur un périmètre écrit avant de commencer. Nous relions les logiciels que vous utilisez déjà pour qu'une tâche répétée chaque semaine se fasse seule : le devis accepté qui devient une facture, la relance qui part à la bonne date. Make n'est pas l'outil que nous employons d'office. Si votre projet le demande, nous l'étudions avec vous. La prise en main par votre équipe est comprise, et le code vous appartient dès que la construction est payée.

Chaque réalisation est suivie dès sa livraison, par un abonnement mensuel sans engagement de durée. Pour les automatisations, c'est la formule Veille, à 49 € HT par mois : nous surveillons qu'elles tournent, et nous les corrigeons quand un logiciel relié change. Le détail figure avec nos prestations.

Vous avez un projet, ou besoin d'un diagnostic ? Contactez-nous directement.