Réduire ses coûts, y compris ceux qu'aucune facture ne montreRéduire ses coûts, y compris ceux qu'aucune facture ne montre

Un cabinet de conseil en réduction des coûts analyse les dépenses d'une entreprise, poste par poste, pour en faire baisser le montant. Il compare vos contrats à ce que propose le marché, renégocie avec vos fournisseurs, ou vous aide à en changer. Son point de départ est ce que vous achetez : vos factures et vos contrats. On parle aussi de cabinet de conseil en optimisation des coûts.

Cet article décrit ce métier, sa démarche, sa rémunération, et ce qu'il faut vérifier avant de signer. Il montre aussi un coût que son analyse ne voit pas : le temps passé à l'administratif. Il fait partie du dossier Temps administratif et coûts.

Le rôle d'un cabinet de réduction des coûts

Il cherche à faire payer moins l'entreprise pour le même service : renégocier un contrat, changer de fournisseur, en regrouper plusieurs, supprimer une dépense qui ne sert plus. Sa mission s'arrête quand les nouvelles conditions sont en place, ou se prolonge par un suivi des factures suivantes.

Un dirigeant de TPE ou de PME y trouve surtout ce qui lui manque pour le faire seul :

• Le temps. Relire chaque contrat d'assurance ou de télécoms, puis demander des devis concurrents, prend des journées que l'activité ne laisse pas.
• Les prix du marché. Un cabinet compare les contrats de nombreuses entreprises, et connaît les conditions qui se négocient.
• Le regard extérieur. Un contrat reconduit depuis des années n'est plus discuté en interne. Un tiers le remet sur la table.

Son champ reste celui des achats. Il ne voit une dépense que si elle a une facture et un fournisseur.

Les postes qu'il examine

Bpifrance Création cite les assurances, les frais généraux et les achats. Selon les cabinets, l'analyse s'étend à d'autres postes : vérifiez-les un par un sur leur offre.

Tous ces postes ont un point commun : une facture. Le cabinet peut la lire, la comparer à d'autres, et chercher à la faire baisser.

Comment se déroule une mission

La démarche varie d'un cabinet à l'autre. Elle part de vos factures et de vos contrats, passe par une analyse poste par poste, puis par la négociation et le suivi des économies.

1. La collecte. Vous transmettez vos factures et vos contrats sur une période récente.
2. L'analyse. Poste par poste, le cabinet relève ce que vous payez, et à quelles conditions.
3. Les recommandations. Renégocier un contrat, changer de fournisseur, en regrouper plusieurs, supprimer une dépense.
4. La mise en œuvre. Le cabinet négocie pour vous, ou vous accompagne dans la négociation.
5. Le suivi. Il vérifie que l'économie apparaît bien sur les factures suivantes.

Demandez cette méthode par écrit avant de signer, avec la liste des postes couverts et le nom de la personne qui négocie en votre nom.

Comment il se rémunère

Selon Bpifrance Création, les cabinets de conseil en réduction de coûts proposent d'être rémunérés par un pourcentage des gains que leurs conseils peuvent générer pour l'entreprise sur une année. Vous payez sur ce que vous économisez.

Ce mode de paiement vient du conseil sur les opérations de capital, sous le nom de success fee, ou commission de succès : la rémunération n'est due que si l'opération aboutit, et elle est souvent précédée d'une commission forfaitaire. Le conseil en réduction des coûts s'en est inspiré.

Nous ne citons aucun pourcentage : nous n'en avons lu aucun sur une source publique. Avant de signer, faites préciser 4 points :

• La base de calcul. Par rapport à quoi l'économie se mesure, et sur quelle période de référence.
• La durée. Combien de mois d'économies sont partagés avec le cabinet.
• L'assiette. Les postes qui entrent dans le calcul, et ceux qui en sortent. Une baisse que vous auriez obtenue seul, en appelant votre assureur, n'a pas à y figurer : écrivez-le.
• La preuve. Comment l'économie est constatée, facture par facture.

Choisir un cabinet de conseil en réduction des coûts

Un cabinet se choisit sur les postes qu'il couvre, la clarté de sa rémunération, et la façon dont il prouve les économies. Comme pour tout prestataire, quelques vérifications légales s'ajoutent quand le contrat est important.

À la relecture du contrat, cherchez surtout ce qui manque : une période de référence écrite, une clause de confidentialité sur les documents transmis, et l'exclusion des économies que vous auriez obtenues seul.

Le coût qu'aucune facture ne montre : le temps administratif

Le temps que votre équipe passe à ressaisir, relancer et classer ne figure sur aucune facture fournisseur. Une analyse fondée sur les achats ne le voit donc pas, et seul le calcul dit ce qu'il pèse face à un poste d'achat.

Ce temps se paie en salaires, ou se prend sur les soirées du dirigeant. Il ne se renégocie avec personne. Il baisse quand la tâche disparaît, parce que vos logiciels se passent l'information, ou quand elle va plus vite, parce que le circuit est plus simple.

Faites le calcul sur une tâche. Prenons un exemple type : une relance de facture prend 12 minutes, entre la recherche de la facture, le mail et la mise à jour du suivi, et le bureau en fait 8 par semaine. Cela fait 96 minutes par semaine, soit 75 heures et 12 minutes sur 47 semaines. Quand la relance ne suffit pas, la mise en demeure d'un client ajoute encore du temps.

Le calculateur du coût administratif fait ce calcul pour toutes vos tâches, avec le coût horaire de la personne qui les fait, et les classe de la plus coûteuse à la plus légère. Pour l'inventaire, partez de ce que couvre la gestion administrative, famille par famille. La ressaisie existe aussi entre vous et votre expert-comptable : voyez à quoi ressemble un cabinet comptable sans ressaisie.

Confier, relier ou simplifier

Le temps administratif se réduit en confiant la tâche, en la supprimant, ou en simplifiant le circuit. Chaque voie a son cadre, et son prix.

Confier déplace le coût sans le supprimer. Avant de signer une offre d'externalisation administrative, comparez-la au coût actuel de la tâche. La méthode pour bien externaliser ses tâches administratives compte aussi le temps de contrôle qui vous reste. Et dès qu'un prestataire travaille pour vous, le cadre de la sous-traitance administrative s'applique : le contrat, la vigilance sur ses cotisations, la protection des données personnelles.

Relier vos logiciels supprime la tâche au lieu de la déplacer. Le calcul pour automatiser pour réduire ses coûts administratifs compare ce qu'une automatisation coûte, une fois puis chaque mois, à ce que coûte la tâche faite à la main. Pour qui veut confier son automatisation à une agence, une page dit quoi lui demander avant de signer.

Ce que nous proposons, à côté d'un cabinet

MEI Group outille les TPE et les PME, de 1 à 50 salariés. Notre diagnostic d'organisation regarde comment l'entreprise tourne au quotidien, là où un cabinet de réduction des coûts regarde vos achats.

Les 2 démarches regardent des dépenses différentes. Un cabinet peut faire baisser votre facture d'énergie pendant que votre équipe continue de retaper chaque devis en facture. Le premier regarde ce que vous payez à vos fournisseurs, le second ce que vous payez en temps.

Si vos factures fournisseurs vous paraissent trop lourdes, un cabinet de réduction des coûts est l'interlocuteur adapté. Si c'est le soir passé sur l'administratif qui pèse, commencez par un diagnostic d'organisation. Son prix est déduit de la construction si vous la commandez dans les 60 jours.

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