Vos chiffres, dans un tableau qui se met à jour seulVos chiffres, dans un tableau qui se met à jour seul

Le développement d'une solution BI consiste à réunir les chiffres d'une entreprise, venus de plusieurs logiciels, dans des tableaux de bord et des rapports qui se mettent à jour seuls. BI est le sigle anglais de business intelligence. Dans une PME, une solution BI peut tenir en un seul tableau de bord, relié à quelques logiciels.

Le mot recouvre des projets très différents, du tableur bien relié au logiciel dédié. Avant de développer quoi que ce soit, il faut savoir quelles décisions le tableau doit éclairer, et d'où viennent ses chiffres.

Aucune offre ne porte ce nom parmi nos prestations. Pour un projet de ce type, nous conseillons de commencer par le diagnostic d'organisation, porte d'entrée de tout projet.

Ce que veut dire BI

BI est le sigle anglais de business intelligence. Le terme désigne les outils et les méthodes qui rassemblent les données d'une entreprise, les mettent en forme et les présentent pour aider à décider. On parle aussi d'informatique décisionnelle.

Dans une PME, cela prend souvent la forme d'un tableau de bord de gestion. L'administration le décrit comme un outil de suivi et de pilotage des performances, qui donne une vision synthétique de la situation de l'entreprise selon des indicateurs choisis à l'avance. Il aide à anticiper les difficultés et à repérer les actions correctrices.

Un tableau peut suivre l'exécution du budget, un autre l'avancement des actions internes. Ils peuvent être réunis dans un tableau de bord global, qui centralise tous les indicateurs à suivre.

Comment fonctionne une solution BI

Une solution BI suit toujours le même chemin : collecter les données là où elles naissent, les mettre en forme, les garder, puis les présenter. Le tableau que l'on regarde est la dernière étape, et la plus visible.

Le chiffre d'affaires et les impayés viennent en général de la facturation, les marges de la comptabilité, les ventes à venir du CRM, le temps passé du planning ou des feuilles d'heures. Si une partie de vos contacts vient de la prospection automatisée d'une PME, ses résultats rejoignent ceux du CRM.

La collecte elle-même est une automatisation : elle relie des logiciels au lieu de recopier leurs chiffres, comme pour automatiser les tâches d'une entreprise. Un article décrit des exemples d'automatisation par métier, de la demande d'un client jusqu'au tableau de bord.

Quand 2 logiciels donnent 2 chiffres différents, il faut décider lequel fait foi avant d'automatiser quoi que ce soit. Sinon, le tableau se met bien à jour seul, mais avec un chiffre faux.

Ce qu'un tableau de bord doit éclairer

Un tableau de bord doit éclairer des décisions. Un indicateur qui ne sert aucune décision encombre le tableau, et détourne l'attention de ceux qui comptent.

L'administration range les indicateurs en 4 familles : économiques, pour les résultats et les coûts ; physiques, pour la qualité des produits, le traitement des commandes ou la logistique ; humains, pour les performances des salariés ; de suivi de projets, pour leur avancement. Le choix des indicateurs est libre, et varie selon l'entreprise.

Une solution BI répond d'abord à 2 questions : que s'est-il passé, et pourquoi. Elle n'a d'intérêt que si quelqu'un regarde le tableau à date fixe et compare le réel aux prévisions. C'est l'analyse des écarts que recommande l'administration, avant de décider des actions correctrices.

Un tableau de bord ne baisse aucun coût par lui-même : il montre où partent le temps et l'argent. Pour passer du constat à l'économie, un article montre comment réduire ses coûts sans réduire l'équipe, en comparant ce qu'une tâche coûte à la main et ce que coûte son automatisation. Notre calculateur du coût administratif chiffre, lui, le temps qu'un reporting refait à la main prend sur une année.

Les outils de BI, par famille

Les outils de BI se rangent en 4 familles, du tableur au logiciel construit pour l'entreprise. Le choix dépend du nombre de sources à réunir, et du nombre de personnes qui lisent le tableau.

Pour comparer les options du marché, un article détaille les critères pour choisir un logiciel de reporting. Quand les chiffres naissent dans un logiciel construit pour l'entreprise, comme un outil métier sur mesure ou un CRM sur mesure pour PME, le suivi des chiffres se prévoit dès le cadrage de ce logiciel.

Cadrer un projet de solution BI

Un projet de solution BI se cadre par les décisions, puis par les sources. Le tableau de bord se conçoit à partir de ce que vous décidez chaque semaine, et non à partir des données disponibles.

L'administration conseille d'associer à cette conception les dirigeants, les associés et les salariés concernés. On s'accorde ainsi sur les indicateurs, au plus près de la réalité du terrain. Un expert-comptable ou une chambre consulaire peut aussi aider à les choisir.

Un indicateur humain, qui suit les performances d'un salarié, porte sur des données personnelles. Le RGPD s'applique, et la CNIL recommande de limiter l'accès aux seules données nécessaires à la mission de chacun.

Commencer par un diagnostic

Commencer par un diagnostic, c'est ce que nous conseillons, parce qu'il évite de construire la mauvaise chose.

Nous passons du temps avec vous et votre équipe pour voir comment l'entreprise tourne au quotidien : d'où part l'information, combien de fois elle est recopiée, qui la garde pour lui, combien de jours passent entre la fin d'un chantier et le paiement. Vous recevez ensuite un rapport écrit. Il dit ce qui bloque, ce que vous pouvez corriger dès la semaine suivante, et ce qu'il faudrait construire, chiffré, à court, moyen et long terme.

Le diagnostic court coûte 650 € HT, pour les entreprises de 1 à 10 salariés. Le diagnostic complet coûte 1 650 € HT, pour celles de 10 à 50 salariés. Son prix est déduit de la construction si vous la commandez dans les 60 jours.

Le premier échange dure 45 minutes, sans frais, chez vous ou en visio : comprendre ce qui vous ralentit, et voir si un diagnostic a du sens chez vous. En Gironde, nous venons chez vous, et le déplacement est compris dans le prix. Ailleurs en France, nous travaillons à distance, en visio.

Vous avez un projet de tableau de bord, ou besoin d'un diagnostic ? Contactez-nous directement.