Ce qu'une tâche vous coûte, face à son automatisationCe qu'une tâche vous coûte, face à son automatisation

Réduire les coûts grâce à l'automatisation consiste à remplacer un temps de travail répété par une liaison entre logiciels qui coûte moins cher sur la durée. L'économie ne se promet pas : elle se vérifie avant de signer, tâche par tâche, en comparant ce que la tâche coûte à la main sur un an et ce que coûte son automatisation.

Cet article ne cite aucun pourcentage d'économie moyen : ceux qui circulent ne disent rien de vos volumes. Il donne la méthode, et vous laisse vos chiffres. Les autres sujets sont réunis dans le dossier Automatisation.

On parle aussi de réduire ses coûts opérationnels avec le BPA, pour business process automation, l'automatisation des processus métier, ou d'optimisation des coûts par l'IA. Les mots changent, la méthode reste : un coût avant, un coût après, sur la même période.

D'où viennent les économies

Une automatisation agit sur 4 sortes de coûts : le temps passé à recopier, les erreurs de copie, les retards d'une tâche oubliée, et la dépendance à une seule personne. Seul le premier se lit sur un bulletin de paie, mais chacun se mesure.

Le délai pèse directement sur la trésorerie quand le délai de paiement convenu court à compter de l'émission de la facture, comme un délai de 60 jours après émission. Chaque jour perdu avant l'envoi repousse alors d'autant l'échéance.

L'administration attend d'ailleurs de la facture électronique, pour les entreprises, une diminution du temps de traitement et une meilleure trésorerie, grâce à la traçabilité des factures et au respect des délais de paiement.

Où chercher les économies dans une PME

Cherchez d'abord dans les flux qui reviennent chaque semaine : ce sont eux qui pèsent dans le calcul. Une tâche rare, même pénible, pèse peu sur une année.

• La facturation et la comptabilité. Le devis retapé en facture, les factures fournisseurs saisies à la main : l'article sur l'automatisation comptable les passe en revue, flux par flux. L'abonnement à un logiciel d'automatisation comptable se juge de la même façon, son prix annuel face aux heures qu'il retire.
• Le suivi commercial. L'automatisation du CRM programme les relances de devis. Un devis oublié ne coûte aucune heure, mais il peut coûter une vente.
• Le personnel. Les heures recopiées des feuilles vers la paie, les pièces réclamées à chaque embauche.
• Le service client. Les demandes reçues à plusieurs adresses, que quelqu'un trie et redistribue à la main.
• Les achats. Les bons de commande retapés, la facture du fournisseur comparée ligne à ligne à la commande.

Pour l'ordre dans lequel avancer, le guide pour automatiser une petite entreprise reprend la démarche étape par étape. Les économies sur ce que vous achetez, assurances, frais généraux ou achats, relèvent plutôt d'un cabinet de réduction des coûts.

Ce que coûte une tâche faite à la main

Le coût annuel d'une tâche se calcule avec 4 nombres : la durée d'une fois, le nombre de fois par an, les semaines travaillées et le coût d'une heure. Aucun ne se devine : chacun se mesure ou se lit sur un document.

• La durée. Chronométrez la tâche 3 fois, sur de vrais dossiers, et gardez la moyenne.
• Les fois par an. Une tâche hebdomadaire revient 47 fois : 52 semaines, moins les 5 semaines de congés payés d'un salarié.
• Le coût d'une heure. Prenez le total versé par l'employeur sur le bulletin de paie, multipliez-le par le nombre de mois payés, puis divisez par 1 607 heures, la durée légale annuelle d'un temps plein.
• Les reprises. Ajoutez la part des pièces à refaire, multipliée par la durée d'une correction.

Le calcul tient alors en une ligne : le nombre de fois par an, multiplié par les minutes, divisé par 60, multiplié par le coût d'une heure. Pour une tâche du dirigeant, prenez ce que coûterait la personne qui pourrait la faire à sa place.

Scène type : chaque devis accepté est retapé en facture dans un 2e logiciel, 15 fois par semaine, et la ressaisie prend 6 minutes. La personne qui la fait coûte 30 € par heure travaillée. Cette valeur est choisie pour l'exemple : remplacez-la par la vôtre.

Dans cette scène, la tâche coûte 2 115 € par an. C'est le montant qu'une automatisation doit battre, une fois tous ses coûts comptés.

Ce que coûte une automatisation

Une automatisation se paie en plusieurs postes : sa construction, une fois, puis sa surveillance, chaque mois. S'y ajoutent, selon les cas, l'abonnement à un outil d'automatisation et le temps de contrôle qui reste à une personne.

Si une étape d'IA lit vos documents, demandez comment son usage est facturé : il s'ajoute au calcul. Ensuite, divisez le coût de l'automatisation par le coût annuel de la tâche. Vous obtenez la part du temps qu'elle doit supprimer pour être remboursée en un an.

Quand le temps libéré devient une économie

Le temps rendu par une automatisation ne réduit vos coûts que s'il sert ailleurs. Sinon, la dépense reste la même : le salaire est payé, et le temps se perd autrement.

• Des heures supplémentaires qui ne se paient plus.
• Une embauche repoussée.
• Un renfort temporaire évité pendant les pics.
• Du temps rendu à la vente, ou aux clients.

Le même effectif traite alors plus de dossiers, ou passe son temps sur autre chose. Les autres gains se comptent à part : une erreur de ressaisie en moins évite un avoir et une relance, une facture envoyée le jour même ne repousse plus son échéance.

Les freins à prévoir

Une automatisation mal préparée coûte sans rien rapporter. Les freins se repèrent avant de construire, et la plupart se lèvent par le calcul ou par le ménage dans les données.

• Des données en désordre. Un fichier clients plein de doublons produit des factures en double, plus vite qu'à la main.
• Une règle pleine d'exceptions. Chaque cas imprévu repart à la main, et le temps gagné fond.
• Une liaison sans surveillance. Un logiciel qui change peut couper la liaison sans bruit. Le coût de la panne s'ajoute à celui de la tâche.
• Une équipe tenue à l'écart. La personne qui faisait la tâche connaît ses exceptions. Sans elle, la règle est mal écrite.
• Une tâche trop rare. Une tâche de 20 minutes, 2 fois par mois, revient 24 fois par an, soit 8 heures. Le coût d'une liaison et de sa surveillance la dépasse vite.

Pour ces tâches rares, ou qui demandent du jugement, la question devient : les garder, ou les confier. L'externalisation administrative déplace la tâche chez quelqu'un d'autre au lieu de la supprimer. Une entreprise qui pense à externaliser ses tâches administratives gagne à faire le calcul de cet article d'abord, pour retirer de la liste ce qui peut se faire seul.

Faire le calcul avec vos chiffres

Le calculateur du coût administratif reprend cette méthode avec vos tâches, vos durées et vos salaires. Il ne suppose aucune moyenne et ne promet aucun gain. Il dit ce que vos tâches coûtent aujourd'hui, et à partir de quelle part du temps supprimé une automatisation est remboursée.

Il fait ce calcul sur le prix de notre offre Automatisation, proposée dès 1 200 € HT. Sur la scène type, à 2 115 € par an avec une heure à 30 €, valeur d'exemple, ce prix est remboursé dans l'année si l'automatisation supprime au moins 57 % du temps de ressaisie. La Veille, qui la suit ensuite pour 49 € HT par mois, représente 588 € HT par an : avec elle, ce seuil monte à 85 % la première année, puis descend à 28 % les années suivantes. Ces seuils ne disent pas ce que la liaison supprimera : la part qui se récupère vraiment se mesure sur place.

Que vous construisiez vous-même ou fassiez appel à une agence d'automatisation, le calcul reste le même. Chez nous, une automatisation entre vos logiciels se fait au forfait, sur un périmètre écrit avant de commencer : nous relions les logiciels que vous utilisez déjà pour qu'une tâche répétée chaque semaine se fasse seule.

Quand plusieurs tâches se disputent la place, le diagnostic d'organisation regarde avec vous et votre équipe d'où part l'information et combien de fois elle est recopiée. Vous recevez ensuite un rapport écrit, qui dit ce qu'il faudrait construire, chiffré. Le diagnostic coûte 650 € HT de 1 à 10 salariés, 1 650 € HT de 10 à 50 salariés, et son prix est déduit de la construction si vous la commandez dans les 60 jours.

Vous avez une tâche à chiffrer, ou besoin d'un diagnostic ? Contactez-nous directement.