La lettre de mise en demeure, un modèle à adapterLa lettre de mise en demeure, un modèle à adapter

Une lettre de mise en demeure est le courrier par lequel une entreprise exige formellement de son client qu'il paie une facture en retard, dans un délai précis, avant d'envisager le tribunal. C'est la dernière étape du recouvrement amiable. Elle s'écrit en termes clairs et s'envoie en recommandé avec accusé de réception.

Le modèle de cette page vaut pour une facture entre professionnels. Les règles citées viennent du Code civil et d'Entreprendre.Service-Public.fr. Le modèle reste un modèle : il ne remplace pas l'avis d'un avocat ou d'un commissaire de justice sur votre situation. Les autres étapes du recouvrement sont dans notre dossier sur les relances et les impayés.

Ce qu'est une mise en demeure, et ce qu'elle produit

La mise en demeure est l'acte par lequel un créancier exige du débiteur qu'il paie ce qu'il doit. Elle établit que le client a été formellement invité à payer, à une date certaine. Elle ne force pas le paiement : seule une décision de justice le peut.

Le Code civil, à son article 1344, prévoit 3 façons de mettre un débiteur en demeure de payer : une sommation, un acte portant interpellation suffisante, ou la seule arrivée de l'échéance, si le contrat le prévoit. Entreprendre.Service-Public.fr y range la lettre recommandée avec accusé de réception, rédigée en termes suffisamment clairs et formels.

L'article 1344-1 en tire un effet : la mise en demeure de payer une somme d'argent fait courir l'intérêt moratoire, au taux légal, sans que le créancier ait à prouver un préjudice. Entre professionnels, les pénalités de retard prévues par vos conditions générales de vente courent déjà, sans rappel : la lettre sert alors surtout de preuve et de dernier avertissement.

Une mise en demeure est-elle obligatoire

En règle générale, non. Entreprendre.Service-Public.fr rappelle que la mise en demeure n'est pas obligatoire, sauf cas particuliers, et que la relance n'est pas un préalable obligatoire à une mise en demeure ni à une assignation en paiement.

Un cas particulier concerne le bâtiment. Le sous-traitant doit réclamer son paiement à l'entrepreneur principal par une mise en demeure, avec une copie au maître de l'ouvrage. Il ne peut demander le paiement directement au maître de l'ouvrage qu'un mois après cette mise en demeure, si l'entrepreneur ne paie pas.

Même quand elle n'est pas obligatoire, la lettre a 3 usages. Elle fixe la date à laquelle le client a été averti. Elle montre au juge que vous avez cherché une issue amiable. Et elle laisse au client une dernière chance de payer sans procédure.

Relance ou mise en demeure : laquelle envoyer

Le recouvrement amiable compte 2 étapes, la relance puis la mise en demeure, et aucune n'est obligatoire. La relance suffit quand l'impayé vient d'un oubli ou d'une difficulté passagère. La mise en demeure prend le relais quand elle est restée sans effet.

Pendant la relance, la même fiche conseille de prévenir le service commercial, pour éviter que de nouvelles commandes soient passées par le client qui ne paie pas.

Avant l'une ou l'autre, vérifiez que la facture est bien arrivée. Une facture électronique ne passe pas par le portail public de facturation : elle va de la plateforme du fournisseur à celle du client. Si vous émettez déjà les vôtres, la plateforme agréée qui les transmet vous informe quand une facture est rejetée. Son nom figure dans la liste des plateformes agréées publiée par l'administration.

Ce que la lettre doit dire

La loi ne fournit pas de formulaire. La lettre doit être rédigée en termes suffisamment clairs et formels pour être qualifiée de mise en demeure. Un courrier vague risque d'être lu comme une simple relance.

En pratique, 3 éléments font la mise en demeure : la dette, identifiée sans ambiguïté ; l'exigence de payer avant une date précise ; la suite que vous donnerez à défaut de paiement. Une lettre claire les présente avec ce qui permet de les vérifier.

1. Les mots mise en demeure, en objet et dans le texte. Ils distinguent ce courrier d'une relance.
2. L'identité des 2 parties : votre entreprise et celle de votre client, avec leurs adresses.
3. La facture concernée : son numéro, sa date, son montant et sa date d'échéance.
4. La somme réclamée, détaillée : le principal, puis les pénalités et l'indemnité si vous les demandez.
5. Une date limite de paiement. Une date du calendrier, plutôt qu'une formule comme au plus vite.
6. Ce que vous ferez ensuite, sans menace : saisir la juridiction compétente.

Le ton reste factuel. Une lettre qui énumère des faits et des dates se lit mieux devant un juge qu'une lettre qui s'emporte.

Le modèle de lettre de mise en demeure de payer

Remplacez les mots en capitales, puis envoyez la lettre sur votre papier à en-tête, datée et signée. Ce modèle est gratuit, et se recopie tel quel dans votre traitement de texte.

Objet : mise en demeure de payer la facture NUMÉRO

Lettre recommandée avec accusé de réception

Madame, Monsieur,

Notre facture NUMÉRO du DATE, d'un montant de MONTANT € TTC, était payable le DATE D'ÉCHÉANCE. Malgré notre relance du DATE DE LA RELANCE, elle reste impayée à ce jour.

Par la présente, nous vous mettons en demeure de nous régler, au plus tard le DATE LIMITE, la somme de TOTAL €, qui se décompose ainsi :

• facture NUMÉRO : MONTANT € TTC ;
• pénalités de retard, au taux de TAUX prévu par nos conditions générales de vente, arrêtées au DATE : MONTANT DES PÉNALITÉS € ;
• indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 €.

Le paiement peut se faire par virement sur le compte dont les coordonnées figurent sur la facture.

À défaut de règlement à cette date, nous saisirons la juridiction compétente pour obtenir le paiement de cette somme.

Nous restons joignables au TÉLÉPHONE si un point de cette facture appelle une explication.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

NOM, FONCTION, SIGNATURE

Joignez une copie de la facture. Si le client a signé un devis ou un bon de livraison, joignez-le aussi. Gardez une copie de la lettre et l'accusé de réception.

Ce que vous pouvez réclamer en plus de la facture

Entre professionnels, le retard de paiement ouvre droit à 2 sommes : des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Elles sont dues sans rappel ni mise en demeure.

Vos conditions générales de vente doivent indiquer les pénalités et l'indemnité, et l'indemnité de 40 € doit figurer aussi sur vos factures. Ne pas les indiquer dans les conditions générales de vente expose à une amende administrative. Si vos frais réels de recouvrement dépassent 40 €, vous pouvez demander une indemnisation complémentaire, sur justificatifs.

Comment l'envoyer

La lettre recommandée avec accusé de réception coûte moins qu'une sommation, et elle prouve la date d'envoi et la réception, ce que ne fait pas un courrier simple. La loi admet 3 formes.

• La lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit porter une interpellation suffisante, en termes clairs et formels.
• La sommation, un acte délivré par un commissaire de justice. Elle a un effet fort sur le débiteur, mais elle a un coût, et Entreprendre.Service-Public.fr estime qu'elle n'est pas forcément intéressante pour une petite créance.
• Le contrat lui-même, s'il prévoit que le client est mis en demeure par la seule arrivée de l'échéance.

Gardez un dossier par impayé : la facture, le devis signé, vos relances datées, la copie de la lettre et son accusé de réception. Ce dossier sera demandé à l'étape suivante. Si le devis et la facture vivent dans un CRM avec devis et facture, une bonne partie de ce dossier s'y trouve déjà.

Les effets et les risques d'une mise en demeure

Pour le client, la mise en demeure de payer fait courir l'intérêt moratoire au taux légal, et elle annonce une procédure. Pour l'entreprise qui l'envoie, les risques tiennent surtout à la lettre elle-même.

• Une lettre trop vague risque de ne pas valoir mise en demeure. Elle reste une relance.
• Une facture contestée demande d'abord de régler le différend, rappelle Entreprendre.Service-Public.fr. Une mise en demeure qui ignore les objections du client ne le règle pas.
• Une menace excessive, ou une suite annoncée que vous ne donnerez pas, affaiblit les courriers suivants. Annoncez la juridiction compétente, rien de plus.
• La relation commerciale change de ton. C'est aussi le moment de décider si vous acceptez ses nouvelles commandes.

Si le client ne paie toujours pas

Le recouvrement devient judiciaire, et c'est le juge qui ordonne au débiteur de payer. Entreprendre.Service-Public.fr décrit 3 voies, de la plus simple à la plus lourde.

• L'injonction de payer : vous constituez un dossier et le déposez au tribunal.
• Le référé-provision : le juge peut ordonner le paiement d'une avance, après une audience où les 2 parties sont convoquées.
• L'assignation en paiement : la procédure classique, plus longue et plus coûteuse.

Pour une créance de moins de 5 000 €, le recouvrement amiable peut aussi être confié à un commissaire de justice, par une procédure simplifiée. Entre entreprises, une facture ni payée ni contestée est considérée comme une dette reconnue, et la procédure de recouvrement des créances commerciales incontestées peut alors être utilisée. À ce stade, prenez conseil auprès d'un professionnel du droit.

Ce qui évite d'en arriver là

Une relance qui part à la bonne date peut éviter d'en arriver à la mise en demeure. Dans une petite entreprise, le plus difficile est de s'en souvenir, un soir de semaine, quand la liste des échéances vit dans un tableur.

Notre calculateur du coût administratif chiffre le temps que prennent ces relances. Ce temps ne figure sur aucune facture d'achat : il reste hors du champ d'un cabinet de réduction des coûts, qui travaille sur ce que vous achetez.

Vous pouvez confier le suivi des factures à un tiers. L'article sur l'externalisation administrative dit ce qui se confie et à qui, et celui sur un prestataire de gestion administrative donne les questions à lui poser.

Vous pouvez aussi faire partir les relances seules, à l'échéance. Nous construisons une automatisation des relances, dès 1 200 € HT : nous relions les logiciels que vous utilisez déjà pour qu'une tâche répétée chaque semaine se fasse seule, comme la relance qui part à la bonne date. Pour savoir ce que fait une agence d'automatisation, et ce que vous gardez une fois l'automatisation livrée, voyez notre page sur le sujet.

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